Справочно-поисковые средства к документам



Скачать 38,78 Kb.
страница5/7
Дата22.06.2022
Размер38,78 Kb.
#186558
ТипРеферат
1   2   3   4   5   6   7
Связанные:
Справочно поисковые средства к документам
дипломнаяСправочнопоисковыеСредстваКДокументам

2.2. Принципы построение


Основными принципами построения системы НСА являются: взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных
справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов его построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и НСА к ним. Утвержденные экспертно- проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива.
Различные средства справочно-поисковой системы архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов.
Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.
Если описание и каталoгизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.
Третий принцип не менее важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются экспертно-проверочной комиссией государственного архива и хранятся в нём как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
В настоящее время все элементы описания современных справочно- поисковых средств можно условно разделить на идентификационные и интеллектуальные.
Идентификационные элементы описания архивных справочников – это минимальная совокупность элементов описания, позволяющая идентифицировать единицу описания, вычленить ее из множества подобных, установить полное соответствие между единицей описания (первичной документной информацией) и представляющим ее архивным описанием (вторичной документной информацией).
Интеллектуальные элементы описания архивных справочников – это набор элементов описания, раскрывающий историю формирования и хранения единицы описания, ее состав и содержание.
Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда (объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения, архивной коллекции) в состав элементов описания должны входить:
архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда); название фонда;
крайние даты документов фонда; объем фонда (количество ед. хр.).
Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:
архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела);
заголовок дела;
крайние даты документов дела;
объем дела (количество листов в деле).
Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать:
архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов));
заголовок документа; дату документа;
объем документа (количество листов в документе).
Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым назначением справочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного пространства.
Совершенствование справочно-поисковых средств государственного архива, направленное на обеспечение общества в целом достоверной ретроспективной документной информацией, а также управленческих потребностей организаций и удовлетворение социально-правовых интересов граждан – является одной из главных задач. Перспективы развития и совершенствования НСА связаны с активным и разнообразным использованием.
Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда напрямую зависит от качества составления архивных справочников.
Все архивные справочники, описывающие документную информацию, как известно, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных и муниципальных архивах и архивах организаций. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, путеводители.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки и перечни документов, например, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры.
Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.


Скачать 38,78 Kb.

Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7




База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница