Справочно-поисковые средства к документам


Особенности учета документов



Скачать 38,78 Kb.
страница3/7
Дата22.06.2022
Размер38,78 Kb.
#186558
ТипРеферат
1   2   3   4   5   6   7
Связанные:
Справочно поисковые средства к документам
дипломнаяСправочнопоисковыеСредстваКДокументам

1.2. Особенности учета документов


Основными учётными документами в государственном архиве являются:
книга учёта поступлений документов – для учёта каждого поступления документов в архив;
книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования – для учёта каждого поступления страхового фонда и фонда пользования;
список фондов – для пофондового и количественного учёта фондов (объединённых архивных фондов) – и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;
список фондов, содержащих особо ценные дела – для учёта фондов, содержащих особо ценные документы;
лист фонда – для фиксации изменений в названии фонда, учёта состава и объёма фонда в целом и по каждой описи, учёта и нумерации описей данного фонда, учёта документов, отражающих изменения в составе и объёме фонда;
архивная опись – для поединичного и суммарного учёта дел;
опись особо ценных дел – для поединичного и суммарного учёта особо ценных дел и дел, содержащих отдельные особо ценные документы;
опись страхового фонда – для поединичного и суммарного учёта единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;
реестр описей особо ценных дел – для учёта количества описей особо ценных дел;
инвентарная книга учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, – для поединичного и суммарного учёта таких дел;
паспорт архива – для отражения состояния архива на 1 января каждого года;
паспорт хранилища (произвольной формы) – для суммарного учёта фондов, единиц хранения и их состояния в данном хранилище (для хранилищ I–III групп) на 1 января каждого года;
сведения об изменении в составе и объёме фондов на 1 января каждого года.
Кроме того, для учёта количества листов в деле должен иметься лист- заверитель дела; для учёта документов в деле может быть составлена внутренняя опись документов дела.
Для централизованного государственного учёта документов ГАФСССР государственными архивами составляется карточка фонда.
На каждый фонд ведётся дело фонда.
Вспомогательными учётными документами являются реестры описей, карточки и книги учёта движения фондов, описей, дел, книги учёта документов, передаваемых в другие архивы, книги учёта фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др.
К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным: обзоры, указатели, тематические перечни.
Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов: АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду; делу или отдельному документу.
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.
Архивный Фонд Российской Федерации (центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система научно-технической информации).
Группа архивов отдельного региона (фондовый каталог субъекта РФ или муниципального образования).
Архив (путеводитель, книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, каталоги, тематические обзоры, указатели, паспорт архива).
Фонд (лист фонда, опись, обзор фонда, каталоги, указатели).
Отдельное дело или отдельный документ (тематические путеводители, каталоги, указатели, обзоры фондовые и указательные, внутренняя опись дела, аннотация, заверительная надпись).
В практической работе все архивные справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:
межархивные (Росархив – архивы); внутриархивные (архив – фонд); межфoндовые (фонд – дело); внутрифoндовые (дело – документ).
Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.
Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах, которые содержат в себе исходную запись сведений, полученных в процессе исследований, разработок, наблюдений, анализа или других видов человеческой деятельности независимо от ее характера или тематики. Деление документов на первичные и вторичные в значительной степени условно, поскольку один и тот же документ может содержать сведения, относящиеся как к первой, так и второй группе. Видами первичных документов считаются: отчеты по НИР, проектные документы, монографии и т.д. Могут содержать наряду с оригинальными сведения или данные ранее включенные в другие первичные или даже вторичные документы.
Вторичная документная информация – это «информация об информации», находящаяся в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду. Примерами вторичных документов являются справочные и энциклопедические издания, рефераты и реферативные издания, библиографические издания, указатели и списки, обзоры (за исключением аналитических обзоров) и т.п.
При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.
Архивные справочники, содержащие в себе вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют информационную архивную среду.
Каждый архивный справочник – звено сложной информационной системы, выполняющий строго определённые функции и ни в коем случае не дублируя, а дополняя информацию других типов справочников.
Основные усилия отдела НСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей. Вся совокупность справочников выстраивается в единую цепочку, позволяющую шаг за шагом вести поиск от межархивного уровня до документа – систему научно - справочного аппарата.


Скачать 38,78 Kb.

Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7




База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница