Справочно-поисковые средства к документам


Сущность понятия справочно-поисковых систем



Скачать 38,78 Kb.
страница2/7
Дата22.06.2022
Размер38,78 Kb.
#186558
ТипРеферат
1   2   3   4   5   6   7
Связанные:
Справочно поисковые средства к документам
дипломнаяСправочнопоисковыеСредстваКДокументам

1.1.Сущность понятия справочно-поисковых систем


Для рассмотрения современного состояния и перспектив развития системы научно-справочного аппарата к документам Архивного Фонда Российской Федерации в государственных архивах была изучена научная статья Н.В. Букатиковой, в которой указаны ключевые проблемы для большинства архивов, препятствующих созданию средств поиска документной информации.
В учебном пособии Е.В. Булюлиной дается представление о современном состоянии архивной отрасли и актуальных проблемах, поставленных временем перед отраслевой наукой.
Научная статья историка О.А. Корневой, в которой автор подробно описывает такие вопросы архива, как: что нужно, чтобы попасть в Государственный Архив, расписание работы архива, справочная служба архива, что нужно знать перед посещением архива, официальные услуги архива и т.д. пространства, а классификация документной информации является методом его организации.
В научной работе Н.В. Морозовой рассмотрен автоматизированный научно-справочный аппарат архива, основные его элементы, вопросы их организации и стандартизация описания архивной документной информации в электронной среде. По мнению автора, система традиционного научно- справочного аппарата достигла своего пика, предела и больше развиваться не может. Весь упор в развитии стоит направить на развитие автоматизированного НСА.
В конспекте лекций А.Д. Тельчарова рассматриваются различные теоретические вопросы в области архивоведения. Данная книга помогает систематизировать и конкретизировать свои знания, сосредоточить их на основных понятиях, признаках и особенностях не только касающиеся НСА, но и других интересующих вопросов.
Н.В. Морозова и Ю.Ю. Юмашева в своих исследованиях рассматривают развитие автоматизированного научно-справочного аппарата архивов. Особое внимание в работах уделено современному состоянию архивных автоматизированных информационно-поисковых систем и качественным особенностям разработки справочно-поисковых средств архивов на современном этапе.
Первые попытки применения механизации поиска архивных документов относятся еще к «докомпьютерному» периоду. Кодирование информации на перфокартах и ее обработка с помощью электрических вычислительных машин (статистический табулятор Г. Холлерита) применялись при обработке материалов переписей еще в 90-е гг. XIX в. (в том числе и в России при обработке первичных листов 1-й всероссийской переписи). В дальнейшем различные картотеки, состоящие из перфокарт (в том числе снабженные средствами механического поиска нужной перфокарты по различным закодированным при помощи краевой перфорации признакам) применялись в делопроизводстве и в некоторых ведомственных архивах. Но широкого применения в государственных архивах эти технологии не получили, а с распространением компьютерной техники сами технологии механизированного поиска устарели так же, как арифмометры и другие изобретения XIX — первой половины XX в.
Хотя сама идея использования компьютеров для автоматизированного поиска архивных документов активно обсуждалась на страницах специальных периодических изданий (например, журнала «Советские архивы») еще в 1960-е гг., практические шаги в этом направлении могли быть предприняты лишь позднее. Первые опыты применения компьютеров в архивном деле появились тогда, когда компьютерная техника стала сравнительно доступной, аппаратная и программная база более или менее унифицирована, т.е. когда получили достаточно широкое распространение компьютеры третьего поколения. Это произошло во всем мире лишь в 1970-е гг., в СССР — в конце 1970-х гг.
В архивах начали создаваться первые БД (в современной терминологии). Тогда их называли автоматизированными информационно-поисковыми системами (АИПС). Поскольку создание таких систем было делом довольно дорогостоящим (в силу высокой стоимости и больших габаритов компьютеров третьего поколения, необходимости привлечения для работы на них дефицитных в то время специалистов, необходимости значительных трудозатрат на подготовку архивных описаний для ввода в компьютер), в мировой практике установились следующие критерии целесообразности применения компьютеров в архивном деле.
Во-первых, целесообразным считалось создание информационно-поисковых систем при наличии экономической (а отчасти социальной) обоснованности, т.е. в тех случаях, когда для выполнения очень большого количества запросов требовались большие трудозатраты сотрудников архивов, выполнявших эти запросы, и, соответственно, сроки выполнения запросов были слишком длительными. По такому принципу создавались системы в ведомственных архивах, там, где был особенно велик, например, поток биографических (социально-правовых) запросов. Именно из этого принципа, например, исходили американские архивисты, создавая соответствующую систему в архиве Министерства обороны.
Во-вторых, с полным основанием признавалось целесообразным создание систем, обеспечивавших автоматизированный поиск информации в общегосударственном масштабе, например, информации о фондах, хранящихся во всех архивах страны. Именно таким был проект создания общеотраслевой «Автоматизированной системы научно-технической информации» (АСНТИ) на базе Центрального фондового каталога. Этот проект осуществлял Всесоюзный научно-исследовательский институт документо- ведения и архивного дела (ВНИИДАД). В систему успели ввести около 70 тыс. описаний с карточек фондов в основном центральных государственных архивов СССР.
В-третьих, во многих странах сочли целесообразным пойти на определенные затраты, пока не окупаемые в чисто экономическом отношении, для осуществления так называемых «престижных проектов», т.е. для создания АИПС на комплексы документов, имеющих особое значение для истории государства и особенно широко востребованных исследователями. В США, например, это были документы Континентального конгресса (т.е. периода войны за независимость). В СССР первыми АИПС стали «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов» и «Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение Советской власти. 25 октября 1917 — июнь 1918 г.». Все программное и аппаратное обеспечение этих проектов осуществлял НИЦТД СССР (ныне РГАНТД), выступавший в качестве головной организации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, библиотеках и музеях и других хранилищах, а также архивные документы современных организаций, будучи востребованными, не могут быть использованы без какого-либо справочно- поискового аппарата.
Справочные поисковые системы предназначены для получения максимально точной информации по заданным ключевым словам. Главная их задача состоит в первоначальном ознакомлении с содержанием баз данных.
Создание поисковых систем для обеспечения быстрого нахождения ретроспективной информации является одним из преимущественных направлений в работе Государственного архива Свердловской области. Поэтому целью эффективного и максимально полного использования документальных материалов призвана служить широкая система справочно- поисковых средств.
Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива –
это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.
Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Межфондовым архивным справочником, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации является Архивный каталог.
Ещё одним архивным справочником является путеводитель, который содержит краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.
Обзор архивных документов – тип архивного справочника, включающий систематизированные данные о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим рассмотрением этих документов.
Архивным справочником, представляющим собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов является указатель.
Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций, граждан, юридических лиц и других потребителей информации необходимой документной информацией. (Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе).
Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.
Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются на: справочники по учету документов; справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).
В каждой из этих групп выделяются основные справочники, являющиеся обязательными для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости (необходимость ведения определяется в каждом государственном архиве руководством архива).


Скачать 38,78 Kb.

Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7




База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница