Совершенствование системы кадрового делопроизводства в пао "Ростелеком"


Анализ и проблемы кадрового делопроизводства в организации



Pdf просмотр
страница9/22
Дата14.01.2021
Размер0,95 Mb.
ТипРеферат
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   22
1.3 Анализ и проблемы кадрового делопроизводства в организации


Как писал Майоров И.В. кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать


1 организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом [33]. Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.
В ПАО «Ростелеком» кадровой документацией занимаются специалисты отдела документационного сопровождения. В их должностные обязанности входит:
1)
Оформление приема, перевода, увольнения работников, в соответствии с трудовым законодательством.
2)
Формирование и ведение личных дел работников, внесение изменений, связанных с трудовой деятельностью.
3)
Заполнение, хранение и учет трудовых книжек работников.
4)
Выдача справок о трудовой деятельности работников.
5)
Предоставление отпусков работникам, контроль над составлением и соблюдением графика отпусков.
Оформление приема на работу. В заявлении o приеме на работу указывается адресат (должность, инициалы, фамилия директора ПАО
«Ростелеком»), автор (инициалы, фамилия работника), наименование документа (заявление), текст, в котором указывается, на какую должность автор заявления просит принять его на работу, подпись, дата.
На заявлении o приеме на работу проставляется виза непосредственного руководителя. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, второй хранится у работодателя в личном деле сотрудника.
Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. В приказе о приеме на работу указывается: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника, наименование должности, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок. Подписанный экземпляр приказа o


1 приеме хранится в отделе документационного сопровождения ПАО
«Ростелеком», скан приказа о приеме отправляется по электронной почте в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Оформление перевода работника. Основанием для издания приказа о переводе работника является личное заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (должность, инициалы, фамилия директора ПАО «Ростелеком»), автор (должность, инициалы, фамилия работника, табельный номер), наименование документа (заявление), текст, в котором указывается, на какую должность автор заявления просит его перевести, подпись, дата.
На заявлении проставляется виза непосредственного руководителя – по прежнему месту работы и новому месту работы. Работник знакомится с приказом о переводе под роспись. Подписанный экземпляр приказа о переводе хранится в отделе документационного сопровождения ПАО
«Ростелеком», скан приказа o переводе работника отправляется по электронной почте в бухгалтерию.
Оформление увольнения работника.
В письменной форме предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника является заявление об увольнении. Заявление об увольнении пишется от руки, адресуется директору ПАО «Ростелеком», в тексте прописывается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. Также, обязательно должна быть проставлена дата написания заявления на увольнение и виза непосредственного руководителя. В приказе o расторжении трудового договора указываются: дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер работника, наименование должности, причина увольнения, номер и дата трудового договора. Подписанный экземпляр приказа об увольнении хранится в отделе документационного сопровождения ПАО «Ростелеком», скан приказа об увольнении отправляется по электронной почте в бухгалтерию ПАО «Ростелеком» для


1 расчета с работником. Так же бухгалтерия формирует справки на уволенного сотрудника (расчетный листок, 2 НДФЛ, 182-Н).
Оформление отпуска работнику. Основанием для издания приказа о предоставлении ежегодного основного отпуска является заявление работника и график отпусков. В приказе о предоставлении ежегодного основного отпуска работник указывает: фамилию, имя, отчество, табельный номер, наименование должности, вид отпуска, период, за который предоставляется отпуск, общее число календарных дней, дата начала отпуска и дата окончания отпуска. Работник под роспись знакомится с приказом об отпуске.
Подписанный приказ о предоставлении ежегодного основного отпуска хранится в отделе документационного сопровождения ПАО «Ростелеком», скан приказа о предоставлении отпуска отправляется по электронной почте в бухгалтерию ПАО «Ростелеком.
Документы по учету кадров. Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением
Правительства РФ от 16.04.2003г. N 225.
Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью формирования всей информации об одном работнике в отдельном комплекте.
Документы располагаются в хронологическом порядке.
Личные дела ведутся на всех работников организации. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всей работы работника и дополняется документами, составляющими трудовую деятельность.
В состав документов личного дела работников входят следующие документы:
-
Заявление работника о приеме;


1
-
Копия приказа о приеме;
-
Копии документов об образовании и повышении квалификации;
-
Трудовой договор;
-
Согласие на обработку персональных данных;
-
Лист ознакомления с локально-нормативными актами;
-
Контрольный лист о прохождении инструктажей по охране труда и пожарной безопасности;
-
Договор о полной материальной ответственности (для материально- ответственных лиц);
-
Дополнительное соглашение к трудовому договору;
-
Заявление о переводе;
-
Копия приказа о переводе;
-
Все документы о наложении дисциплинарного взыскания (докладные, служебные, объяснительные записки, акты, требования, протоколы и т.п. – в оригиналах, копия приказа о наложении дисциплинарного взыскания);
-
Копии документов, подтверждающие изменение фамилии, имени, отчества работника;
-
Заявление об увольнении;
-
Копия приказа об увольнении.
При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку и справки (2НДФЛ и 182-Н) в день увольнения работника.
По заявлению работника, в течение трех дней со дня подачи заявления работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с его работой.
Отдел документационного сопровождения и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В рабочем процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.
Так как специалисты отдела документационного сопровождения являются источником первичной информации, бывает, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по разным причинам. Также


1 бухгалтеры часто высказывают специалистам отдела документационного сопровождения претензии о нарушении сроков подачи документов.
Специалисты отдела документационного сопровождения, решая сложные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем документации. Кроме того, специалистам отдела документационного сопровождения нужно выполнять значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движением персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.). В связи с этим специалистам отдела документационного сопровождения часто требуется большое количество времени для соответствующего оформления документов.
В данном случае можно понять и специалистов отдела документационного сопровождения и бухгалтеров. И первые, и вторые пытаются оформить документы и осуществить процедуры, никак не нарушив законодательство по отношению к интересам работодателя. Ведь если оформить документы неправильно или не в срок, установленный законодательством, у работодателя возникнут определенные риски.
Проанализировав систему кадрового делопроизводства в ПАО
«Ростелеком» можно выделить следующие проблемы:

отсутствие четко определенных направлений и требований к осуществлению кадрового делопроизводства в организации создает трудности для специалиста отдела документационного сопровождения при составлении, оформлении и изготовлении кадровых документов;

несогласованность действий специалиста отдела документационного сопровождения и бухгалтера в вопросах документооборота, в связи с чем, бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела документационного сопровождения;

в организации есть несколько структурных подразделений, которые находятся территориально в других городах, a специалист отдела документационного сопровождения находится в главном офисе.


1
Первая проблема выражается в наличии ошибок при создании кадровых документов - неправильное оформление документов (кроме унифицированных форм). Кроме того, существует необходимость документального закрепления такой особенности, как издание кадровых документов в двух экземплярах – один остается в организации, другой передается в бухгалтерию.
Вторая проблема выражается в отсутствии документально закрепленной схемы документооборота между отдела документационного сопровождения и бухгалтерией, наличие ошибок при произведении расчетов c работниками. Нет документа, в котором были бы закреплены сроки предоставления того или иного документа, назначены ответственные, что лишает возможности четко регламентировать схему документооборота между подразделениями.
Третья проблема выражается в отсутствии человека, который бы был ответственным за своевременное ознакомление работников в других городах с кадровыми документами.
Таким образом, на основании проведенного анализа необходимо совершенствование системы кадрового делопроизводства. Начать этот процесс следует c создания и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству.


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   22


База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница