Совершенствование системы кадрового делопроизводства в пао "Ростелеком"



Pdf просмотр
страница19/22
Дата14.01.2021
Размер0,95 Mb.
ТипРеферат
1   ...   14   15   16   17   18   19   20   21   22






1
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Инструкция по кадровому делопроизводству

1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее -
Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности отдела документационного сопровождения ПАО «Ростелеком».
1.2.
Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.
1.3. Инструкция устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов внутри организации.
1.4. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в ПАО «Ростелеком» возлагаются на Директора по организационному развитию и управлением персонала.
1.5. Руководители структурных подразделений и ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
2. Документы по учету кадров
2.1. Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.)


1 2.2. Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплекте.
2.2.1. Личные дела ведутся на всех работников организации.
2.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.
2.2.3. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.
2.2.4. Личные дела хранятся в Отделе документационного сопровождения как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника.
2.3. Журналы (книги) учета – документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:

журнал регистрации приказов;

трудовые книжки работников;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
2.3.1.Личная карточка работника организации оформляется унифицированной формой Т-2. Личная карточка заполняется специалистом отдела документационного сопровождения в одном экземпляре, данные формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника организации должны своевременно отражаться в личной карточке.
2.3.2. Специалист отдела документационного сопровождения вносит в учетные журналы приказы по личному составу о приеме, увольнении, переводе работников, прием на хранение трудовых книжек. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном


1 составе организации. Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
3. Особенности оформления документов по отдельным кадровым функциям
3.1. Прием на работу
3.1.1. Документы, необходимые при оформлении приема на работу
3.1.1.1. Перечень документов, создаваемых отделом документационного сопровождения:

трудовой договор;

приказ о приеме работника на работу;

личная карточка (форма № Т-2);

личное дело.
3.1.1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

журнал регистрации приказов по личному составу;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
3.1.1.3. Перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу:

личное заявление;

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) ;

свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) ;

документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
3.1.1.4. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется специалистом отдела документационного сопровождения.


1 3.1.2. Порядок и сроки оформления документов
3.1.2.1. Прием на работу начинается с предоставления заявления о приеме на работу. Заявление пишется от руки. На заявлении руководитель структурного подразделения указывает свое согласие на прием на работу «Согласовано».
3.1.2.2. До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами организации:

правилами внутреннего трудового распорядка;

положением о защите персональных данных работников;

положением об оплате труда;

положением о порядке установления стимулирующих выплат;

положением о премировании;

должностной инструкцией.
Об ознакомлении с этими документами делаются специальные отметки в листе ознакомления с локально - нормативными актами.
3.1.2.3. В день оформления приема на работу работник проходит вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности в Департаменте по обеспечению безопасности, первичный инструктаж на рабочем месте, который проводится руководителем структурного подразделения, в который принимается работник. Результаты инструктажа заносятся в «Контрольный лист», подписываются инженером по охране труда, руководителем структурного подразделения.
3.1.2.4. Трудовой договор должен быть оформлен не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах. Трудовой договор подписывается работником и Директором по организационному развитию и управлением персоналом. Один экземпляр трудового договора передается работнику.
3.1.2.5. На основании заключенного трудового договора и заявления работника издается приказ о приеме работника на работу. Приказ оформляется специалистом отдела документационного сопровождения по


1 унифицированной форме № Т-1, № Т-1а, утв. постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты». Приказ о приеме работника подписывается Директором по организационному развитию и управлением персоналом и регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу.
С приказом о приеме на работу работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Копия приказа передается в бухгалтерию для дальнейшего оформления приема работника на работу (присвоение лицевого счета, установления заработной платы).
3.1.2.6. На основании приказа о приеме работника на работу в его трудовую книжку вносится запись о приеме на работу. Работникам, поступающим на работу впервые, а также работникам, у которых трудовая книжка отсутствует и которые обратились с заявлением об оформлении новой трудовой книжки, в течение недели со дня приема на работу оформляется трудовая книжка действующего образца. Трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, регистрируются специалистом отдела документационного сопровождения в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
3.1.2.7. Специалист отдела документационного сопровождения оформляет личную карточку работника по унифицированной форме №Т-2. Личная карточка заполняется в одном экземпляре в соответствии с паспортными данными и документами, предъявленными работником, подписывается специалистом отдела документационного сопровождения и работником.
3.1.2.8. В течение трех рабочих дней со дня приема на работу специалист отдела документационного сопровождения оформляет личное дело работника.
В состав личного дела входят следующие документы:

внутренняя опись документов дела;


1

анкета персонала;

копия приказа о приеме на работу;

копии документов об образовании;

трудовой договор;

дополнительные соглашения к трудовому договору;

согласие на обработку персональных данных;

лист ознакомления с локально-нормативными актами;

контрольный лист;

заявление на личные реквизиты карты;

договор материально-ответственного лица (при наличии).
В течение всего периода работы в личное дело работника вносятся копии приказов о переводах, перемещениях, копии документов о смене фамилии, о повышении квалификации и пр.
3.1.2.9. Сведения о работнике вносятся в Табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-13 в первый рабочий день работника. Табель учета рабочего времени заполняется ответственным лицом структурного подразделения ежедневно.
3.1.3. Перевод на другую постоянную работу
3.1.3.1. Переводом на другую постоянную работу является:

постоянное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если структурное подразделение было указано в трудовом договоре;

перевод в другую местность вместе с работодателем.
Перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника.
3.1.3.2. Документы, необходимые при оформлении перевода на другую постоянную работу.
3.1.3.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

журнал регистрации приказов по личному составу.


1 3.1.3.4. Перечень документов, создаваемых работником:

заявление с просьбой о переводе на другую работу.
3.1.3.5. Порядок и сроки оформления документов
3.1.3.6. Если перевод на другую работу осуществляется по инициативе работодателя и носит характер повышения в должности, руководитель структурного подразделения составляет заявку о переводе. Заявка о переводе подписывается составителем. Работник знакомится с содержанием представления и ставит визу ознакомления, в которой выражает свое отношение к переводу на вышестоящую должность.
3.1.3.7. В случае, когда перевод на другую работу осуществляется по инициативе работника, он обращается с соответствующим заявлением в отдел документационного сопровождения. На заявлении работника проставляются визы согласования руководителей соответствующих структурных подразделений, после чего документ передается в отдел документационного сопровождения.
3.1.3.8. До начала работы в новых условиях труда необходимо ознакомить работника с локальными нормативными документами, с которыми ранее он не знакомился (должностная инструкция, инструктаж на новом рабочем месте и т.д.)
3.1.3.9. При осуществлении перевода на другую постоянную работу составляется дополнительное соглашение к трудовому договору.
Дополнительное соглашение составляется в письменной форме в двух экземплярах, подписывается работником и
Директором по организационному развитию и управлением персоналом. Один экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору передается работнику.
3.1.3.10. На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о переводе работника на другую работу по унифицированной форме № Т-5. Приказ подписывается Директором по организационному развитию и управлением персоналом и регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу.


1
Копия приказа передается в бухгалтерию для внесения изменений в оплату труда работника. С приказом о переводе работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок.
3.1.3.11. На основании приказа о переводе работника на другую постоянную работу специалист отдела документационного сопровождения вносит запись о переводе в трудовую книжку работника в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа. С внесенной записью о переводе на другую постоянную работу специалист отдела документационного сопровождения знакомит работника под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
3.1.4. Отпуск
3.1.4.1. Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам организации предоставляется продолжительностью 28 календарных дней, инвалидам – 30 календарных дней.
Работникам, которым установлен режим ненормированного рабочего дня, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 3 календарных дней.
3.1.4.2. Документы, оформляемые при предоставлении отпуска работнику.
3.1.4.3. Перечень документов, создаваемых отделом документационного сопровождения:

график отпусков;

приказ о предоставлении отпуска работнику;

приказ об отзыве работника из отпуска;

приказ о перенесении отпуска работнику.
3.1.4.4. Перечень необходимых регистрационных форм:

журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения
5 лет.
3.1.4.5. Перечень документов, составляемых работником:


1

заявление о предоставлении отпуска;

заявление о предоставлении отпуска не в соответствии с графиком отпусков;

заявление о продлении отпуска;

заявление о перенесении отпуска на другой срок;

заявление о предоставлении части отпуска;

заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением.
3.1.4.6. Порядок и сроки оформления документов при предоставлении отпуска работнику.
3.1.4.7. Если у работника появляется необходимость использовать ежегодный отпуск в период времени, отличный от запланированного в графике отпусков, он может обратиться в отдел документационного сопровождения с соответствующим письменным заявлением.
На заявлении работника проставляется виза согласования руководителя соответствующего структурного подразделения. После чего заявление передается в отдел документационного сопровождения для оформления приказа.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в организации. Для оформления отпуска за первый год работы работник обращается с соответствующим заявлением в отдел документационного сопровождения.
3.1.4.8. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала, в связи с чем специалист отдел документационного сопровождения оформляет приказ о предоставлении отпуска работнику за две недели до начала отпуска по унифицированной форме № Т-6, для нескольких работников – по форме № Т-
6а. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов со сроком хранения 5 лет, подписывается специалистом отдела документационного сопровождения. Специалист отдела документационного сопровождения


1 знакомит работников под роспись о времени начала отпуска в день оформления приказа. Копия приказа об отпуске передается в бухгалтерию для начисления оплаты отпуска.
3.1.4.9. Специалист по кадрам вносит сведения о предоставленном отпуске в раздел 8 «Отпуск» личной карточки работника (форма № Т-2).
3.1.5. Продление или перенесение отпуска на другой срок.
В случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок.
Часть 2 ст. 124 ТК РФ предусматривает ситуации, в которых работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
В случае если работник заболел во время отпуска или наступили другие обстоятельства, предусмотренные ч.1 или 2 ст. 124 ТК РФ, он предупреждает руководителя структурного подразделения об этих обстоятельствах сразу при их наступлении. Для оформления продления отпуска или перенесения его на другой срок работник обращается с письменным заявлением в отдел документационного сопровождения, приложив документы-основания для продления или перенесения отпуска. В исключительных случаях, когда представление отпуска может неблагоприятно отразиться на работе, допускается с согласия работника перенесение отпуска на другие даты. Оформление перенесения отпуска начинается со служебной записки руководителя структурного подразделения о перенесении отпуска работника. Согласие работника о перенесении отпуска на другие даты отпуска оформляется визой ознакомления работника на служебной записке.
3.1.6.Разделение отпуска на части.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ), при этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.


1
Работник может обратиться в отдел документационного сопровождения с заявлением о предоставлении части отпуска. Руководитель структурного подразделения визирует заявление работника, соглашаясь или не соглашаясь на разделение отпуска на части.
3.1.7. Отзыв работника из отпуска
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия (ч. 2 ст.
125 ТК РФ). Для отзыва работника из отпуска руководителю структурного подразделения, в котором числится работник, необходимо получить его предварительное устное согласие на отзыв из отпуска и в случае согласия работника, оформляет служебную записку на отзыв работника из отпуска.
Руководитель структурного подразделения принимает решение на отзыв работника из отпуска и на основании служебной записки отдел документационного сопровождения готовит приказ. Копия приказа передается в бухгалтерию для перерасчета отпускных начислений. С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись в первый рабочий день. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Свое решение относительно неиспользованной части отпуска работник может оформить заявлением.
3.1.8. Увольнение
3.1.8.1. Основаниями прекращения трудового договора с работниками ПАО
«Ростелеком» являются:
3.1.8.2. Соглашение сторон (пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ)
3.1.8.3. Истечение срока трудового договора (пункт 2 части 1 статьи 77 ТК
РФ)
3.1.8.4. Инициатива работника (пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ)
3.1.8.5. Инициатива работодателя (пункт 4 части 1 ст. 77 ТК РФ)
3.1.8.6. Документы, создаваемые при оформлении увольнения
3.1.8.7. Перечень документов, создаваемых отделом кадров:


1

соглашение о прекращении трудового договора;

уведомление об увольнении (в случаях, предусмотренных ТК РФ) ;

предложение о переводе на другую постоянную работу (в случаях, предусмотренных ТК РФ) ;

уведомление об отсутствии вакансий (в случаях, предусмотренных ТК
РФ);

служебная записка о нарушении трудовой дисциплины;

акт о нарушении трудовой дисциплины;

приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником
(увольнении);

личная карточка работника;

личное дело;

трудовая книжка;

сведения об увольнении гражданина, подлежащего воинскому учету
(для лиц, подлежащих воинскому учету) ;

акт об отказе дать письменные объяснения по факту нарушения трудовой дисциплины;

уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.
3.1.8.9. Перечень необходимых регистрационных форм:

журнал регистрации приказов по личному составу;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
3.1.8.10. Перечень документов, составляемых работником:

заявление об увольнении;

заявление об отпуске с последующим увольнением;

объяснительная записка;

заявление о выдаче документов, связанных с работой.
3.1.9 Порядок и сроки оформления документов при увольнении
3.1.9.1. Если трудовой договор прекращается по соглашению сторон, оформляется соглашение о прекращении трудового договора. Соглашение о


1 прекращении трудового договора составляется в письменной форме в двух экземплярах. Текст соглашения подписывается работником и Директором по организационному развитию и управлением персоналом. Один экземпляр соглашения подшивается в личное дело работника, другой выдается на руки сотруднику.
3.1.9.2. Трудовой договор прекращается по инициативе работника на основании соответствующего заявления, в том числе заявления об отпуске с последующим увольнением (кроме случаев увольнения за виновные действия). Работник предупреждает работодателя о своем увольнении не позднее чем за две недели, течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.
Заявление визируется руководителем структурного подразделения, в котором работал сотрудник. До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать в письменной форме свое заявление. Увольнение в этом случае не производится. Если работник является материально ответственным лицом, руководитель структурного подразделения готовит служебную записку о передаче материальных ценностей с подотчетного лица. По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы специалист отдела документационного обеспечения обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой по письменному заявлению работника.
3.1.9.3. Если увольнение производится по инициативе работодателя и не связано с виновным поведением работника, работнику направляется уведомление о прекращении трудового договора.
При неудовлетворительном результате испытания, работодатель предупреждает работника в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание.


1
При сокращении штатов работодатель не менее чем за два месяца под роспись персонально предупреждает работника о предстоящем увольнении.
В случаях, когда работодатель обязан предложить работнику перевод на другую работу, работнику направляется предложение, составленное в письменной форме и содержащее основные характеристики труда на новом рабочем месте. Если в организации отсутствует работа, перевод на которую можно предложить работнику, ему направляется уведомление об отсутствии вакансий.
При наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения должна быть соблюдена процедура привлечения работника к дисциплинарной ответственности, предусмотренная ст. 193 ТК РФ. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение, которое работник может предоставить в течение 2 рабочих дней. Если работник отказывается от объяснения, составляется соответствующий акт, в котором указывается дата, место и причина составления, а также свидетели, присутствующие при предложении работнику предоставить объяснение и его отказе сделать это. Акт подписывается должностным лицом, составившим акт и свидетелями.
3.1.9.4. Прекращение трудового договора оформляется приказом отдела документационного сопровождения по унифицированной форме № Т-8 или
№ Т-8а для увольнения нескольких работников. Приказ об увольнении подписывается Директором по организационному развитию и управлением персоналом регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу.
С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника специалист отдела документационного сопровождения обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию приказа и другие запрашиваемые копии документов в день увольнения.
В случае, когда приказ невозможно довести до сведения работника или работник отказывается от ознакомления с ним под роспись, специалист


1 отдела документационного сопровождения делает на приказе соответствующую запись. В случае, когда работник отказывается ознакомиться под роспись с приказом о наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, составляется соответствующий акт, ссылка на который делается в записи на приказе.
3.1.9.5. На основании приказа об увольнении специалист отдела документационного сопровождения вносит в трудовую книжку запись об увольнении. Все записи, сделанные за время работы в ПАО «Ростелеком» в трудовой книжке работника, заверяются подписью специалиста отдела документационного сопровождения и гербовой печатью. Работник должен быть ознакомлен с записями в трудовой книжке под роспись.
Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора. О получении трудовой книжки работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, создается уведомление.
Специалист отдела документационного сопровождения оформляет уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Уведомление направляется по месту проживания работника заказным письмом с уведомлением о вручении.
3.1.9.6. Специалист отдела документационного сопровождения вносит сведения об увольнении в раздел 11 «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки работника (Форма № Т-2). Личная карточка подписывается специалистом отдела документационного сопровождения и работником и оформляется для хранения в личное дело работника.


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   14   15   16   17   18   19   20   21   22


База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница