Совершенствование системы кадрового делопроизводства в пао "Ростелеком"



Pdf просмотр
страница12/22
Дата14.01.2021
Размер0,95 Mb.
ТипРеферат
1   ...   8   9   10   11   12   13   14   15   ...   22
Таблица 4.
Мероприятия, предлагаемые для решения выявленных проблем в системе кадрового делопроизводства ПАО «Ростелеком»
Проблемы
Мероприятие
Сроки проведения
Ответственные лица
Отсутствие четко определенных направлений и требований к осуществлению кадрового делопроизводства
Создание инструкции по кадровому делопроизводству
(приложение 1)
Май 2019г. специалист отдела документационного сопровождения
Внесение поправок, согласование и утверждение инструкции по кадровому делопроизводству
Июнь
2019г. специалист отдела документационного сопровождения, согласована c директором по организационному развитию и управлению персоналом и бухгалтерией, утверждена приказом директора организации
Внедрение инструкции по кадровому делопроизводству
Июнь
2019г. специалист отдела документационного сопровождения, бухгалтерия
Несогласованность действия специалиста отдела документационного сопровождения и бухгалтера в вопросах документооборота
Создание графика документооборота
(приложение 2)
Июль
2019г. специалист отдела документационного сопровождения, бухгалтерия
Утверждение и внедрение графика документооборота
Август
2019г.
Утверждение приказом директора организации
В организации есть несколько структурных подразделений, которые находятся территориально в других городах, а специалист отдела документационного сопровождения находится в главном офисе, что вызывает трудности в своевременном ознакомлении работников с кадровыми документами
Внесение изменений в должностную инструкцию офис- менеджера. (Добавить пункт о своевременном ознакомлении работников c кадровыми документами)
Июль
2019г.
Директор по организационному развитию и управлению персоналом


1
Инструкция по кадровому делопроизводству должна быть составлена специалистом отдела документационного сопровождения, согласована c директором по организационному развитию и управлению персоналом и бухгалтерией. Далее директором ПАО «Ростелеком» должен быть издан приказ, утверждающий данную инструкцию. Следующим шагом внедрения указанной инструкции будет являться ознакомление всех специалистов, участвующих в создании кадровых документов.
Проект инструкции по кадровому делопроизводству представлен в приложении 1.
Отдел документационного сопровождения и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты, т.к. не выработана (не прописана) единая методика при оформлении кадровых документов, в связи с чем, бухгалтерия высказывает недовольства и претензии по форме и срокам предоставления документов, поступающих из отдела документационного сопровождения.
Бывает так, что специалисты отдела документационного сопровождения передают в бухгалтерию ПАО «Ростелеком» документы для расчета отпуска или увольнения в срок, который не позволяет произвести расчет денежных средств (например, за полчаса до окончания рабочего дня в день увольнения). Для того чтобы избежать задержек по выплате денежных средств, штрафов и жалоб от сотрудников организации в надзорные органы, необходимо создать и утвердить график документооборота между отделом документационного сопровождения и бухгалтерией. В этом графике будут регламентированы сроки передачи кадровых документов из отдела документационного сопровождения в бухгалтерию для проведения своевременного расчета денежных средств с работниками.
График документооборота между отделом документационного сопровождения и бухгалтерией организации должен быть составлен совместно специалистами отдела документационного сопровождения и


1 бухгалтером. График документооборота должен быть утвержден директором организации. Лица, ответственные за ведение кадрового делопроизводства и расчетов (специалисты отдела документационного сопровождения и бухгалтер) должны быть ознакомлены с данными документами под роспись и далее вести работу четко и точно соблюдая положение данного документа.
Проект графика документооборота между отделом документационного сопровождения и бухгалтерией представлен в приложении 2.
Ведение кадрового делопроизводства постоянно связано с большим документооборотом.
Сотрудникам отдела документационного сопровождения нужно оформлять документы по приему нового работника, переводу работника, предоставлению отпуска, направлению в командировку, увольнению, дополнительной работы, учет листков нетрудоспособности, прочие компенсации, вести личные карточки, оформлять трудовые книжки, подписывать документы у руководителя и знакомить работников c документами и т.п.
Когда компания небольшая, все работники находятся в пределах одного офиса, специалисту кадровой службы не составляет труда организовать кадровый документооборот надлежащим образом, а также своевременно подписывать кадровые документы у руководителя и знакомить с работниками. Эта проблема возникает, если в организации есть структурные подразделения, которые территориально находятся в других городах. Нет ответственного лица, которое будет своевременно подписывать кадровые документы с работниками организации. Для решения этой проблемы нужно возложить функцию по взаимодействию со специалистом отдела документационного сопровождения головного офиса на одного из работников структурного подразделения, которое находится в другом городе
- офис-менеджера. Добавить в его должностную инструкцию пункт, в котором будет прописано, что он должен будет знакомить работников с кадровыми документами.


1
Также, для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного подразделения, a также сделать печать для кадровых документов, которая будет находиться в этом удаленном структурном подразделении.
Предлагаемые действия позволяют оптимизировать работу специалистов документационного сопровождения и бухгалтерии, снизить трудоемкость процессов и увеличить качественные показатели работы.


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   8   9   10   11   12   13   14   15   ...   22


База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница