Совершенствование документационного


Глава 1. Теоретические основы и постановка задачи



страница2/17
Дата15.08.2022
Размер1,9 Mb.
#188377
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17
Связанные:
nikitin im avtomatizaciya-obrabotki-dokumentacii-vhodyashchey-v-bank 31771

Глава 1. Теоретические основы и постановка задачи
1.1 Определение документооборота

Для начала разберемся, что же означает термин «система электронного документооборота», что включается это понятие и в чем его сущность. Документооборот – это движение различных документов в компании, начиная с момента их поступления в организацию и до конечного исполнения или отправления. Другими словами, СЭД – это система, позволяющая автоматизировать управление электронной документацией, которое включает в себя:1



  • создание;

  • обработку;

  • хранение;

  • классификацию;

  • контроль исполнения;

  • отправку.

Это основные процедуры работы с электронными документами.
Также документы могут быть не только в электронном формате, но и в бумажном. Обычно в компаниях присутствуют и те, и другие, так как полностью перейти на электронную документацию в современных условиях ведения бизнеса невозможно.2 При обработке бумажных документов в любой организации имеется жесткая иерархия распределения документов по различным департаментам. Имеются регламенты, в соответствие с которыми и происходит документооборот. Основные пункты рассмотрим на примере банка – это происходит следующим образом: 3
изначально вся входящая бумажная документация попадает в департамент, отвечающий за обработку всей документации, как входящей, так и исходящей.
Далее происходит регистрация входящих документов.
Сканирование и отправка тех документов, которые по регламенту можно передать в работу других департаментов в электронном виде, а сами документы остаются на хранение в архиве.4
Документы, по которым необходимо передать оригинал, отдаются в определенный департамент строго в соответствии с утвержденным регламентом.5
После первичной обработки и регистрации электронные и бумажные документы распределяются по различным департаментам, где далее ведется работа по ним. Электронный документ может быть переслан для дальнейшего исполнения из одного департамента в другой посредством СЭД. Дойдя до конечной точки своего пути в организации, документ должен быть исполнен, т.е. сотрудник принял и обработал документ и больше никому не пересылает. Это необходимый пункт для контроля исполнения.6
Оригиналы документов также могут передаваться из одного департамента в другой, но, дойдя до конечного человека, ответственного за исполнение, документ может как остаться в департаменте, так и передаться по почте в другие филиалы компании.7
Исходя из этого можно сделать вывод, что самое важное в документообороте любой организации - это время, затрачиваемое на обработку и передачу документации, поэтому для оптимизации процесса документооборота необходимо максимально автоматизировать обработку и передачу документов.
Для качественного анализа и автоматизации документооборота необходимо его разбить на потоки, называемые документопотоки. Обычно документооборот разделяют на три потока:8

  • Входящая документация;

  • Исходящая документация;

  • Внутренняя документация.

Первый поток отвечает за документы, входящие в организацию, которые поступают от других сторонних компаний. Второй - за документы, исходящие из организации. И третий, соответственно, – за документы, которые перемещаются внутри компании и не выходят за ее пределы. Чем более детально описан поток, тем его проще проанализировать и в дальнейшем оптимизировать.


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17




База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница