Составление плана совещания,переговоров



Скачать 27,91 Kb.
страница1/4
Дата21.04.2020
Размер27,91 Kb.
  1   2   3   4

Составление плана совещания,переговоров

Все мы знаем, что  совещания представляют собой важный инструмент успешного менеджмента  любой организации. Каждый рабочий  день по всему миру проводится бесчисленное количество совещаний, которые требуют  затрат огромного количества времени  и денег, но какой процент всех этих совещаний эффективен?   


Перед деловым совещанием:  
 
1. Определите цель. Постарайтесь определить ясную цель совещания. Чего вы хотите добиться? Позаботьтесь о том, что бы участникам совещания об этом было известно.   
 
2. Сколько необходимо времени? Хорошо подумайте о том, сколько времени потребуется на совещание. Например, зачем вам тратить час, когда достаточно 45 минут?   
 
3. Устраивайте совещания утром. По возможности, старайтесь организовывать совещания утром, так как люди в это время обычно более внимательны. Они, скорее всего, также постараются закончить совещание вовремя – до обеда!   
 
4. Приглашайте только тех, кто имеет отношение к обсуждаемым вопросам. Приглашайте только тех, кто может произвести в совещание значимый вклад.   
 
5. Подготовьте повестку совещания. При подготовке повестки, постарайтесь не выходить за рамки одной страницы. В первую очередь перечислите самые важные вопросы, так как это позволит обсудить их, когда люди более всего внимательны.   
 
6. Заранее известите людей. Пригласите участников совещания заранее, так как это повысит шансы того, что у них получится прийти, и даст время подготовиться.   
 
7. Распространите повестку совещания. За несколько дней до совещания, познакомьте участников с повесткой и поинтересуйтесь, есть ли у них какие-либо комментарии или хотели бы они включить в повестку какие-либо дополнительные вопросы. Если повестка претерпит изменения, поставьте всех участников о произведенных изменениях.   
 
8. Назначьте сильного председателя совещания. Хороший председатель является ключевым фактором успеха каждого совещания.   
 
9. Назначьте секретаря или протокольщика. Позаботьтесь о том, чтобы на совещании был человек ответственный за ведение протокола совещания. В идеале, этот человек должен иметь индивидуальное отношение к обсуждаемым вопросам.   
 
10. Подготовьтесь к совещанию. Если вы участник, составьте план того, что вы хотите сказать перед совещанием. Составьте список ключевых моментов, на которые сможете ссылаться во время совещания.   
 
11. Начинайте совещание вовремя. Проследите за тем, чтобы совещание началось своевременно. Не тратьте время на ожидание запаздывающих.   
 
12. Придерживайтесь повестки. Будучи председателем, вы обязаны напоминать участникам о повестке, когда бы кто-либо не отклонился от нее.   
 
13. Стимулируйте обсуждение. Задавайте участникам прямые вопросы. Воздерживайтесь вопросов, требующих однозначных ответов: "да" или "нет".   
 
14. Фиксируйте мероприятия. Проследите, чтобы мероприятия были зафиксированы ясно и четко. За каждым мероприятием необходимо определить исполнителя и целевые сроки выполнения.   
 
15. Протоколируйте совещание. Всегда определяйте все стороны соглашения и проследите за тем, чтобы они были запротоколированы.   
 
16. Будьте позитивны. Постарайтесь завершить совещание на позитивной ноте! Участники будут чувствовать себя более оптимистичными и готовыми к выполнению возложенных на них мероприятий и задач.   
 
После делового совещания  
 
17. Как можно быстрее подготовьте протокол совещания. По возможности, напечатайте протокол сразу после совещания, пока вы все помните. При необходимости получите его одобрение.   
 
18. Придайте статус каждой задаче/мероприятию. Хорошей практикой является придание определенным на совещании задачам статус "открытой", "в процессе завершения" и "завершенной".   
 
19. Распределите протокол в течение 24 часов. Постарайтесь подготовить и распределить протокол среди участников в течение 24 часов после совещания, так как это предоставит участникам больше времени для завершения задач.   
 
20. Проследите за процессом выполнения задач. Найдите и попросите людей поставить вас в известность о текущем состоянии выполнения задач заранее перед следующим совещанием и включите их в протокол предстоящего совещания. Это позволит вам сократить продолжительность вашего следующего совещания.  
В любых переговорах планирование является наиболее важным этапом. Из-за плохой подготовленности к переговорам, мы часто уступаем свои позиции, что порой влияет на прибыльность сделки.  
 
Необходимо уметь оценивать следующие факторы, чтобы начать планирование:  
 
• Каковы ваши цели?   
 
• Чего хочет добиться другая сторона?   
 
• Какая информация повлияет на конечный исход переговоров?   
 
• На какие уступки вы можете пойти?  
 
Цели:  
 
До начала переговоров вам надо четко определить преследуемые цели.   
 
Чего вы хотите достичь?   
 
Чего вы должны достичь?   
 
Чего вы бы хотели достичь?   
 
Какие альтернативы приемлемы?   
 
Каковы другие стороны ваших целей?   
 
Информация:   
 
Информация – это власть. При ведении переговоров вам надо знать:  
 
• Какая информация имеется у вас и у другой стороны?   
 
• Какую информацию имеете только вы?   
 
• Какая информация необходима вам до начала переговоров?   
 
• Какая информация необходима другой стороне до начала переговоров с вами?  
 
Эта информация особенно полезна при переговорах, касающихся цен.   
 
На ранней стадии переговоров обе стороны должны получить необходимую информацию, прежде чем предлагать конкретную сделку или альтернативы. Например, если вы знаете, что только ваша компания способна выполнить определенный заказ, то вы можете начинать переговоры на более выгодных для вас условиях.   
 
Уступки:  
 
Переговоры – это процесс, посредством которого достигается согласие между 2-мя и более сторонами. Невозможно, чтобы согласие было достигнуто мгновенно, обычно цели сторон расходятся, и только путем уступок решается конечный исход переговоров. При подготовке к переговорам, надо составить наиболее реалистичную оценку конечного результата. Решите, на какие уступки вы способны пойти, чтобы достичь соглашения.   
 
Есть два элемента уступок: стоимость и ценности. Надо пойти на такие уступки, чтобы уступки в цене были минимальны для вас, но в то же время это представляло большую ценность другой стороны.  
 
При подготовке к переговорам, спросите себя:  
 
• Каков вероятный исход переговоров?   
 
• Каков предел моих полномочий?   
 
• Какие уступки я могу сделать?   
 
• Какова будет стоимость каждой уступки, и какую ценность это составит другой стороне?  
 
Стратегия  
 
Поставив цели, вам надо найти способ достичь их. Для этого вам надо разработать стратегию. Есть много тактик ведения переговоров, и вам надо будет выбрать подходящую тактику для каждого случая. Спросите себя: Какую тактику нужно выбрать для достижения цели? Какую тактику использует другая сторона?  
 
Задачи:  
 
Если вы идете на переговоры с кем-либо, вы должны определить, какую роль в переговорах сыграет этот человек. Иногда команды по ведению переговоров специально распределяют роли, чтобы более эффективно вести переговоры.



Поделитесь с Вашими друзьями:
  1   2   3   4


База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница