Проектный менеджмент



Дата10.06.2019
Размер0,53 Mb.
1.1 Проектный менеджмент - это методология достижения успеха (искусство руководства по координации усилий людей и использованию ресурсов) с применением современных научных методов для достижения оптимальных результатов по стоимости, времени и качеству, а также удовлетворению интересов всех участников проекта. Иными словами – это не что иное, как интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой.

Проектный менеджмент означает реализацию определенных специальных задач внутри существующей структуры предприятия или между различными предприятиями, при которых, по возможности, не должно быть оказано отрицательное воздействие на исходные производственные задачи. Применение проектных методов является одним из элементов перехода организаций к современным структурам управления, самоуправляемым командам, саморегулирующимся организационным структурам и другим новым управленческим решениям.

Инструмент проектного менеджмента первоначально был разработан в США для организации промышленного производства комплексных продуктов, как, например, судов, самолетов и др. В современных условиях проектный менеджмент переместился из узкопрофессиональных кругов во все сферы бизнеса для решения различных задач:


  • разработка и подготовка к производству новых видов изделий,

строительство и реконструкция,

  • проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ,

  • разработка программных продуктов и т.п.

Во многих организациях системы управления проектами, наряду с традиционными офисными технологиями, сегодня являются элементом стандартной конфигурации рабочего места каждого сотрудника. Основным понятием проектного менеджмента является проект. Что же такое проект? Все мы постоянно осуществляем проекты в своей повседневной жизни подготовка к юбилею, ремонт в квартире, проведение исследований, написание курсовой работы и т.д. Все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами:

1. они направлены на достижение конкретных целей;

2. они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;

3.они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;

4. они в определенной степени неповторимы и уникальны.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из названных характеристик имеет важный внутренний смысл, и поэтому мы их рассмотрим более пристально.

Направленность на достижение целей. Проекты нацелены на получение определенных результатов - иными словами, они направлены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Например, основной целью проекта, связанного с компьютерным программным обеспечением, может быть разработка информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных, разработка математического и программного обеспечения, тестирование системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня - разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью СУБД, загрузка данных и так далее. Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме того, отсюда следует, что проект можно рассматривать как преследование тщательно выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока наконец не достигнута конечная цель.

Координированное выполнение взаимосвязанных действий. Проекты сложны уже по самой своей сути. Они включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий. В отдельных случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют более тонкую природу. Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания; некоторые задания могут осуществляться только параллельно, и так далее. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу. Если немного задуматься над этой характеристикой проекта, становится очевидно что проект - это система, то есть целое, складывающееся из взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и, следовательно, требующая особых подходов к управлению.

Ограниченная протяженность во времени. Проекты выполняются в течение конечного периода времени. Они временны. У них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время. Для этого готовятся графики, показывающие время начала и окончания заданий, входящих в проект. Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако, в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течении определенного периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки. Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Напротив, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Уникальность. Проекты - мероприятия неповторимые и однократные. Вместе с тем, степень уникальности может сильно отличаться от одного проекта к другому. Если вы занимаетесь строительством коттеджей и возводите двадцатый по счету однотипный коттедж, степень уникальности вашего проекта достаточно невелика. Базовые элементы этого дома идентичны элементам предыдущих девятнадцати, которые вы уже построили. Основные же источники уникальности, однако, могут быть заложены в специфике конкретной производственной ситуации - в расположении дома и окружающего ландшафта, в особенностях поставок материалов и комплектующих, в новых субподрядчиках. С другой стороны, если вы разрабатываете уникальный прибор или технологию, вы, безусловно, имеете дело с задачей весьма уникальной. Вы делаете то, что никогда раньше не делалось. И поскольку прошлый опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать вам, чего можно ожидать при выполнении проекта, он полон риска и неопределенности.

Термин “проект” происходит от латинского слова projectus, что в буквальном переводе означает “брошенный вперед”. Таким образом, сразу становится ясно, объект управления, который можно представить в виде проекта, отличает возможность его перспективного развертывания, т.е. возможность предусмотреть его состояния в будущем.

Под проектом понимается уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение конкретной цели при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов. В некоторых источниках проект называют расписанием.  

Основным компонентом проекта (расписания) является задача, иногда ее называют работой.

Задача (работа) в проекте представляет собой определенную функциональную деятельность, необходимую для достижения конкретных результатов (определенной цели). В теории управления проектами различают три типа задач:



  • Составные (фазы);

  • детальные;

  • вехи.

Детальными являются простейшие задачи. Они иногла носят название дочерние.

Составные задачи или фазы состоят из детальных и другиз составных задач. Их иногда называют родительскими.

Веха – это работа, имеющая нулевую продолжительность, т.е. это выделенное в проекте событие или дата, используемое для акцентирования внимания на состоянии завершенности тех или иных работ. В контексте проекта менеджеры используют вехи для того, чтобы обозначить важные промежуточные результаты проекта, которые должны быть достигнуты в процессе его реализации.

Одной из важнейших характеристик задачи является продолжительность ее выполнения, она связана с такими параметра, как момент начала и момент окончания работы, третий всегда можно вычислить. Реальную продолжительность имеют только детальные задачи. Продолжительность составных задач предметной области удобно описывать в виде вектора:


12

20

15

11

9

16


Рис. Вектор продолжительности задач проекта.

Другим важным компонентом проекта являются связи предшествования (логические связи), отражающие природу зависимостей между работам.

В проектном менеджменте рассматривается четыре типа связей:

1. окончание–начало;

2. начало–начало;

3. окончание–окончание;

4. начало–окончание.

Связь типа окончание–начало – это наиболее распространенный случай связи между работами. При такой связи работа В не может начаться раньше, чем закончится работа А. Этот тип связи изображен на рис. 5.2(а).

Связь типа начало–начало означает, что работа В не может начаться, пока не начнется работа А. При помощи такой связи обычно объединяются задачи, которые могут выполняться параллельно. Например, обучение персонала работе с программой и ввод данных в программу могут проходить одновременно, но ввод данных не может начаться, пока не начнется обучение персонала.

Связь начало–начало изображена на рис. 5.2(б). Связь окончание–окончание обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончится задача А. Обычно такой связью объединяются работы, которые выполняются одновременно, но при этом одна не может закончиться раньше другой. Например, ввод в эксплуатацию программы и ее тестирование и отладка могут выполняться параллельно. В процессе ввода в эксплуатацию происходит обучение персонала, подготовка и ввод данных. Однако ввод в эксплуатацию не может быть завершен, пока не завершено тестирование и исправление найденных в программе ошибок.

Связь окончание–окончание изображена на рис. 5.2 (в). Связь типа начало–окончание обозначает зависимость, при которой работа В не может закончиться, пока не началась работа А. Например, А – ввод программы в промышленную эксплуатацию, начало которого намечено на строго определенную дату. В – опытная эксплуатация программы, которая не может быть закончена, пока не начнется ввод программы в промышленную эксплуатацию. При этом увеличение длительности задачи А не влечет увеличение длительности задачи В. Связь начало– окончание изображена на рис. 5.2(г).

1.2 Испытывая неудовлетворенность сложившимся положением дел, человек создает образ желаемого будущего. Однако для воплощения образа в реальность требуется четкое представление о том, что необходимо делать. Так разрабатывается план действий по достижению поставленной цели и решению волнующей проблемы. Для решения проблемы требуется информация о текущем состоянии проблемной ситуации и способах ее изменения. Всё вместе это образует информационную систему – взаимосвязь данных о состоянии проблемной ситуации и способах ее изменения; средствах достижения цели и решения проблемы. Для решения задачи проектирования наиболее адекватных информационных систем привлекаются множество компьютерных технологий. В этом случае приходится решать следующие вопросы: Какие модели систем соответствуют достижению поставленной цели? Каковы критерии значимости поступающей в систему информации? Какое решение необходимо принять на основании спроектированной информационной системы? Что делать, если проблемная ситуация изменилась?

Решить эти вопросы отчасти помогают специально создаваемые информационные технологии, которые могут использоваться в повседневной проектной деятельности, определяемой как организованная совокупность целенаправленных действий, связанных с решением некоторой проблемы и предполагающих наличие определенных задач, методов и ресурсов. Центральным здесь является понятие «цель». Каждый проект имеет конечную цель – причину, послужившую основанием для его запуска. Обычно такой целью является продукт (например, телевизионная реклама) или услуга (например, курсы обучения). Профессионализм руководителя проекта состоит в том, чтобы правильно определить задачи, необходимые для достижения поставленной цели. Список задач должен включать все работы, которые требуются для успешного завершения проекта.

Так что же такое проект? Мы создаем и реализуем самые разнообразные проекты: подготовка к отпуску, ремонт в офисе, проведение маркетинговых исследований, написание статьи и др. Все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами: направленность на достижение конкретных целей; координированное выполнение взаимосвязанных действий; ограниченная протяженность во времени; неповторимость и уникальность. В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Кроме того, все проекты имеют одинаковую структуру, определяющую жизненный цикл проекта:

1 Статья опубликована в научном издании: Гуманитарная информатика: Сб. статей / Под ред. Г.В. Можаевой. – Томск: Изд-во ТГУ, 2008. Вып.4. – С.105-113.

• Анализ

• Проектирование

• Реализация

• Внедрение

Любой проект проходит через определенные фазы в своем развитии. Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Однако у каждого проекта можно выделить начальную стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту. Это может показаться очевидным, но понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших в проектном менеджменте, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности, используемые методики и инструментальные средства. Цикл жизни проекта может разбиваться на этапы различными способами. Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто выделяются такие этапы как осознание потребности в информационной системе, формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование, эксплуатационная поддержка. Однако наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа: формулирование проекта, планирование, осуществление и завершение.

Формулирование проекта по существу подразумевает функцию выбора проекта. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако, в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие отвергаются. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Информационные системы для планирования и управления проектами на этой стадии, как правило, используются в ограниченном виде.

Реальная необходимость в использовании информационных технологий возникает на этапе планирования проекта. Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, представления данных (сетевые графики и диаграммы), средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов. Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.

После утверждения формального плана на руководителя проекта ложится задача по его реализации. По мере осуществления проекта руководителям требуется постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. К сожалению, в управлении проектами можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому наиважнейшей руководителя проекта является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.

Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. Возможно, требуется составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива. Продуктивность использования современных информационных технологий в проектной деятельности обнаруживается на последних трех этапах жизненного цикла проекта. Каким образом?

Всё имеющееся на сегодняшний день многообразие информационных технологий, позволяющих осуществлять повседневную проектную деятельность наиболее эффективным образом, можно условно разделить на две категории:

1. Персональные информационные менеджеры (органайзеры);

2. Информационные менеджеры проектов (планировщики)

К первой категории относятся программы, предназначенные, прежде всего, для планирования ежедневного рабочего времени, составления расписания деловых встреч, хранения контактов (адресов, телефонов и e-mail), организации и поиска самой разнообразной информации. Среди наиболее популярных программных продуктов из этой категории следует назвать, конечно же, Microsoft Outlook. Однако эта программа не является единственной. На сегодняшний день существует большое разнообразие не уступающих Microsoft Outlook программ, а иногда и превосходящих ее по своим функциональным возможностям. All-in-1 Personal Organizer (APO) – эргономичный персональный информационный менеджер, используемый как инструмент для организации разного рода информации: задач, событий, контактов, заметок, гиперссылок на файлы и web-ресурсы (Рис. 1). Кроме того, данная программа выступает средством образного отображения вводимых данных, то есть позволяет интегрировать информацию в наиболее удобном для работы виде.



Рис. 1. Персональный информационный менеджер All-in-1 Personal Organizer (APO)

Из категории персональных информационных менеджеров следует упомянуть также такие программные продукты, как: 3Day Organizer Pro, ActiveDiary, AnyTime Organizer, AskSam, Easy Organizer, EzOutliner и OrgaNice. Все эти программы достаточно просты в использовании и служат удобным средством для составления ежедневных расписаний, ввода контактов и заметок, выступая своего рода заменителем бумажных ежедневников, записных книжек и блокнотов. Очевидным преимуществом электронных органайзеров по сравнению с бумажными является то, что они имеют практически неограниченное пространство для ввода информации, при этом обеспечивая пользователя различными способами ее каталогизации, отображения и экспорта.

Компьютерные программы из категории информационных менеджеров проектов предназначены главным образом для планирования проектов, отслеживания их реализации, использования людских ресурсов, оборудования и материалов. На сегодняшний день имеется достаточно большое разнообразие такого рода программных продуктов. Назовем лишь наиболее известные из них. 3Z Project Tracker – менеджер проектов, позволяющий одновременно работать над одним проектом группе пользователей по сети (Рис. 2). Общая информация по проекту представляется в виде так называемой проектной карты, где указывается название проекта, его руководитель, длительность и ресурсы (работники, материалы и оборудование). Программа позволяет также создавать отдельные листы задач для людей, задействованных в реализации проекта и формировать разнообразные отчеты о ходе его выполнения.



Рис. 2. Менеджер проектов 3Z Project Tracker

Среди программ из категории информационных менеджеров проектов заслуживают внимания также и следующие: AEC Fasttrack Schedule, LUQS LPM, MindMapper,

MindManager, Microsoft Project, TeamAgenda и TimeTool for Windows. Особое место в данном списке занимает программный пакет Microsoft Office Project2. Программа Microsoft Project предназначена для управления проектами. Управление проектами заключается в составлении плана работ и отслеживании хода выполнения этапов этого плана. Инструменты управления проектом помогают решить следующие задачи:

Отслеживать выполнение работ, их стоимость, продолжительность и обеспечение необходимыми ресурсами;

Представлять план проекта в стандартном, удобном для чтения виде;

Составлять расписание задач и использования ресурсов;

Обмениваться проектной информацией с другими приложениями;

Связываться с ресурсами и участниками при сохранении полного контроля над проектом.

Управлять проектом с помощью программ, вид и свойства которых типичны для семейства Office.

В Microsoft Project имеется несколько режимов работы, которые называются представлениями, поскольку обеспечивают представление данных в различных аспектах. Они используются для просмотра, ввода и редактирования проектной информации. По умолчанию при запуске программы проект отображается в представлении Диаграмма Ганта (Рис. 3).

Рис. 3. Программа управления проектами Microsoft Office Project

2 Microsoft Office Project объединяет в себе семейство таких программ, как: Microsoft Office Project Standard (для управления проектами одним руководителем), Microsoft Office Project Professional (для корпоративного управления проектами), Microsoft Office Project Server (для совместной разработки проектов во внутренней сети предприятия и генерации отчетов) и Microsoft Office Project Web Access (веб-интерфейс, предназначенный для работы с Project 2003 Server).

Как правило, представления предназначены для отображения задач и ресурсов. Так, например, представление Диаграмма Ганта в левой части содержит подробный список задач, а в правой – графическую интерпретацию каждой из них. Это самый распространенный способ представления планов проектов, особенно при взаимодействии с заказчиками и другими участниками проекта. Кроме того, это удобный режим для ввода и корректировки параметров задач и анализа проектной информации. Задачи являются основными элементами любого проекта, так как представляют собой работы, которые нужно выполнить для достижения поставленной цели. В Microsoft Project каждая задача имеет такие характеристики, как продолжительность, порядковый номер и требования к ресурсам. Помимо обычных задач, в программе выделяются специальные типы задач: суммарные (состоящие из нескольких подзадач) и вехи (обозначающие значительные события в ходе выполнения проекта). После составления списка задач требуется идентифицировать ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи. Некоторые задачи могут быть выполнены только с помощью человеческих ресурсов, другие нуждаются также и в оборудовании. В Microsoft Project различаются два типа ресурсов: трудовые (люди и оборудование, которые затрачивают время на выполнение задачи) и материальные (материалы, которые необходимо затратить для выполнения задачи). Определение и назначение ресурсов позволяет фиксировать возможный дефицит или факт недостаточного их использования.



В рамках лишь данной статьи проблематично рассмотреть все возможности современных информационных технологий, используемых при разработке и реализации проектов. Важно отметить, что с расширением круга пользователей систем проектного менеджмента происходит расширение методов и приемов их использования. Однако следует иметь в виду, что даже самый лучший в мире инструмент не заменит здравого смысла. Прежде чем начинать применять компьютерные программы с целью наиболее эффективной реализации проектной деятельности, необходимо иметь четкое представление о специфике самого проекта, его цели, задачах и требуемых ресурсах.

Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница