Пригласительные билеты



Скачать 24,16 Kb.
страница2/2
Дата10.12.2022
Размер24,16 Kb.
#196395
1   2
Связанные:
Без имени 1

ЗАДАНИЕ 1.3. Документооборот представляет собой движение, документов в учреждении, начиная с их получения или формирования, до полного исполнения или отправки (передачи).
На практике документооборот представлен в виде потоков определенных
документов. Они вращаются между подразделениями для обработки информации (руководством учреждения и структурных подразделений,
специалистами и квалифицированными служащими) и отделами технической
обработки самих документов таких, как машинописное бюро, копировально-
множительная служба и др.
По отношению к аппарату управления выделяют поступающие,
отправляемые и внутренние документы. В учреждении все поступающие
документы делятся на относящиеся к руководителям, структурным
подразделениям и отдельным исполнителям. При этом в структурных
подразделениях формируется специальная документация. Одна часть которой
передается за пределы учреждения и называется отправляемыми документами,
а другая «действует» внутри учреждения и именуется внутренней
документацией.
При планировании и оптимизации документооборота руководствуются
положениями и регламентами, доказавшими свою эффективность практикой
делопроизводства и направленные на совершенствование организации
управленческого и делопроизводственного труда.

Правильная организация ведения архивных дел даст


возможность сотрудникам предприятия упорядочить и систематизировать
документы, подлежащие хранению, что позволит обеспечить быстрый поиск
нужной информации и существенно облегчить к ней доступ.
В архив предприятия передают документы, имеющие определенные
нормативами сроки хранения: постоянные, либо 10 лет и более (как правило, в
эту категорию попадают личные дела сотрудников).
Дела, срок хранения которых определен менее 10 лет, находятся в
подразделениях организаций, где они были изначально заведены, и хранятся
там до окончания определенного срока и минования надобности. В некоторых
случаях руководители предприятий могут принимать решения о передаче
некоторой части подобных дел в архив, например, в связи с нехваткой места
для размещения в отделе. Документы, имеющие временный срок хранения,
подлежат уничтожению, что фиксируется составлением специального акта об
уничтожении.
Согласно установленным правилам, оконченные в делопроизводстве дела
передавать в архив необходимо до момента истечения 3-летнего периода от
даты закрытия. Целесообразнее оформлять передачу документов в архив по
завершению одного года, поскольку содержащиеся в них данные могут еще
понадобиться для текущей работы. Сотрудникам не придется тратить
дополнительное время на частые запросы в архив и перемещение папок с
бумагами.
В соответствии с установленными нормативными актами правилами,
сдавать дела в архив следует по определенному графику. Он может быть
составлен в произвольном виде, с учетом индивидуальных особенностей
работы отделов и интенсивности создания и накапливания документов по
делопроизводству. Главная задача – указать в графике, в какое сроки то или
иное подразделение (назначенное лицо) обязаны сдавать в архив документы.
Назначать конкретное число не целесообразно, лучше писать только
месяц, в котором должна состояться передача дел. Такой подход оставит
достаточное временное пространство для маневра.
Составлением графика занимается отвечающее за архив лицо, проводит
процедуру согласования всех сроков с начальниками подразделений и
руководителем предприятия, который, в конечном итоге, утверждает документ.
Перед передачей документов в архив проводится экспертиза,
определяющая их ценность. Все отобранные для архивирования бумаги
перечисляются в сдаточной описи установленной формы. На грядущий
календарный год необходимо, в соответствии с перечнем и номенклатурой,
наметить дела постоянного и долгосрочного хранения, отразить в графике
данные о сроках их сдачи и ответственных лицах.
При подготовке передачи документов в архив следует выяснить у
ответственных лиц, не заводились ли в течение текущего периода другие дела
данной категории, которые не были включены в общую номенклатуру дел и не
учтены службой делопроизводства. В подобном случае руководителю
подразделения придется писать объяснительную о причинах произошедшего.
Неучтенное дело включается в сдаточную опись.
Правильность формирования (оформления) всех дел проверяется на этапе
подготовки документации перед сдачей в архив. Выборочно может
рассматриваться и правильность ведения текущих дел данной категории, если
обнаружены какие-либо недочеты. Таким образом, служба делопроизводства
может осуществлять контроль ситуации за состоянием ведения дел в отделах в
целом, разработав рекомендации по устранению проблем, улучшению и
усовершенствованию процесса.
После попадания документов в архив, его работники проводят научно-
техническую обработку всех дел. Бумаги подшиваются в твердый переплет,
переоформляются в соответствии с нормативными требованиями, если в
текущем делопроизводстве были допущены ошибки. Не всегда специалисты
подразделений соблюдают все нормы и требования к формированию и ведению
дел, и обработчику иногда приходится все приводить в порядок, исправляя
недочеты.
Каждый отдел перед передачей дел в архив обязан сделать главное –
проверить, насколько полно и достоверно отражена информация на обложке
каждой папки. Возможно, переделывать ее и не придется, так как изначально
все было оформлено правильно, но проверить соответствие всех данных
необходимо. Допускается делать дополнение на обложке, если каких-либо
сведений не хватает.
По завершению всех предварительных процедур по подготовке
документов к сдаче в архив и составлении приемо-сдаточного акта, дела
доставляются в помещение, где архивный работник принимает их по описи и
определяет на хранение.


Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.
Систематизация единиц хранения в пределах архива по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом нескольких следующих признаков:
структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
Скачать 24,16 Kb.

Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2




База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2023
обратиться к администрации

    Главная страница