Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.
Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.
В самом общем виде это документы, которые:
поступили из других организаций и от физических лиц;
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Как правило, к нерегистрируемым относятся:
сводки и информация, присланные для сведения;
копии приказов руководителя по основной деятельности;
копии распорядительных документов вышестоящей организации;
формы статистической отчетности;
графики, наряды, заявки;
прейскуранты, прайс-листы,
технические условия;
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты;
рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
учебные планы, программы;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.
В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.
Так как в организации пока не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя берут электронные журналы, которые составляются и ведутся в виде таблицы Excel. Первая строка журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.
Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется секретарем. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.
Регистрация исходящей корреспонденции производится в специальном сервисе «Почта России». Специалист вводит необходимые данные в приложение и получает трек для отслеживания.