Пм. 01. Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации


Организация документооборота. Документооборот



страница11/174
Дата03.08.2022
Размер3,34 Mb.
#187988
ТипУчебно-методическое пособие
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   174
Связанные:
УМК-ПО-ПМ-01

Организация документооборота. Документооборот — это путь движения документа с момента первых записей и до сдачи в архив.
Понятие документооборота включает в себя составле­ние графика прохождения документов, контроль за пра­вильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работающих с данными документами.
При составлении графика должны быть соблюдены сле­дующие требования:

  • первичные учетные документы, принимаемые бух­галтерией, должны иметь все обязательные рекви­зиты;

  • при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений; документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение това­ров должна быть выделена сумма НДС для воз­можности принятия НДС к возмещению);

  • все исправления в документах должны быть заве­рены подписями лиц, ответственных за их состав­ление с указанием даты исправления;

  • по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет пер­сональную ответственность.
Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.
Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов. Все документы после окончательной бухгалтерской об­работки подшивают в папки и передают на хранение в те­кущий архив, где обеспечивается их сохранность и удоб­ство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полу­ченный документ, пройдя обработку, подшивается в пап­ку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образу­ют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом (табл. 1.1):
Таблица 1.1
Список дел

Индекс дела (номера папок)

Наименова­ние дела (заголовок)

Количество дел в папке

Срок хра­нения и но­мер папки по перечню

Примеча­ния

Номер дела состоит из двух частей — присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалте­рии. Графа «Количество дел в папке» заполняется в кон­це года.


В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: пе­речня типовых документов, образующихся в деятельнос­ти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреж­дений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения) либо перечня управленческих документов по­стоянного срока хранения, образующихся в деятельнос­ти негосударственных коммерческих организаций.
Дела из архива выдаются по письменному распоряже­нию главного бухгалтера.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтер­ского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность под­лежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами орга­низации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.



Рис. 3.Технология документооборота

Документы учетной политики, стандарты экономичес­кого субъекта, другие документы, связанные с организа­цией и ведением бухгалтерского учета, в том числе сред­ства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использова­лись для составления бухгалтерской (финансовой) отчет­ности в последний раз.






Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   174




База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2023
обратиться к администрации

    Главная страница