Отчет по практике учебная практика (указать вид практики)


Оформление документов для передачи на архивное хранение



Скачать 88,69 Kb.
страница4/6
Дата11.12.2022
Размер88,69 Kb.
#196408
ТипОтчет
1   2   3   4   5   6
Связанные:
отчет учебная практика

(Приложение 6, Приложение 7, Приложение 8.)


1.6. Оформление документов для передачи на архивное хранение


Документы при подготовке к передаче на хранение должны быть правильно сформированы в дела.


Необходимо соблюдать основные требования:
- в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);
- в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии. Небольшой объем документов (например, некоторые формы статотчетов состоят из 1-2 листов) не является основанием для их объединения за несколько лет в одно дело;
- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;
- в дело включается по одному экземпляру документов.
Документы располагаются внутри дела, как правило, в хронологическом порядке. Приказы по основной деятельности и по личному составу формируются по возрастанию номеров, т.е. с №1 и далее, и по хронологии от января к декабрю. При больших объемах документов приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении, премировании можно формировать в отдельные дела. Если в делопроизводстве организации приказы по основной деятельности и приказы по личному составу велись вместе, их необходимо разделить.
Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е. либо в одно дело за весь год, либо по месяцам, либо по всей организации, либо по каждому структурному подразделению.
Лицевые счета по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.
Расчетно-платежные ведомости и лицевые счета могут формироваться внутри года по структурным подразделениям.
Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела. Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т.д. Данные виды приказов хранятся 5 лет.
Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.
В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:
- порядковый номер документа, включенного в опись;
- номер и дата документа (если это необходимо);
- наименование документа;
- количество листов в документе;
- примечание;
- итоговая запись о количестве документов личного дела.
Примерный порядок расположения документов в личном деле таков: внутренняя опись документов дела, листок по учету кадров или анкета, заявление о приеме на работу, автобиография, заверенные копии приказов о приеме, назначении, перемещении, должностные обязанности, документы по аттестации и т.д.
Карточки формы №Т-2 группируются, по возможности, по году увольнения работников, а затем – по алфавиту. Если карточки велись неправильно, и год увольнения установить невозможно, карточки группируются в алфавитном порядке за весь период деятельности организации.
Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:
- оформление обложки дел по установленной форме;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
- составление внутренней описи документов дела (если необходимо);
- подшивку или переплет дела.
На обложке дела указывается:
- наименование организации;
- индекс дела по номенклатуре дел организации;
- заголовок дела;
- даты дела (даты подписания приказов о приеме и увольнении);
- количество листов в деле.
После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела. Сформированные дела подлежат оформлению.
Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2021 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2021 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2022 г.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- составление заверительной надписи дела;
- описание дела на обложке.
Личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.
Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Внутренняя опись составляется к делам, которые включают документы, сформированные по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела, например, внутренние описи к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами и т.п.
При подготовке личного дела к передаче в архив в конце внутренней описи должна быть сделана итоговая запись, отображающая цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно от листов дела. Завершенная опись должна быть заверена (подписана) работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив.
В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается.
Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.
Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.
В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты приказов о приеме и увольнении работников. Точная календарная дата оформляется цифровым способом.
Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.
Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов.
Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.
Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела, который включает в себя:
- номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, - присваивается соответствующим архивом);
- номер описи;
- номер дела по описи.
Например: Ф.32. Оп.2-л/с. Д.420.
Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. (Приложение 6, Приложение 7, Приложение 8)


1.7. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу


В опись дел постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера.
Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.
В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же».
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов. В конце обязательно сделать итоговую запись.
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.
При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).
Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).
Незаконченную опись не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).
Внутренняя опись документов личного дела представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится только с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. (Приложения 9)

2. Организация секретарского обслуживания




2.1. Анализ должностной инструкции секретаря


Квалификационные требования:


На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Основные функции:

  • Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

  • Ведение делопроизводства.

  • Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

Права:

  • Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

  • Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

  • Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

  • Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

Знание каких нормативных документов необходимо: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства.


2.2. Организация рабочего места секретаря


Организация рабочего места ‒ это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.


Рабочее место секретаря можно условно разделить на 3 зоны:

  • рабочая зона ‒ основное место работы, где располагается стол, телефон, персональный компьютер или ноутбук, принтер. Рабочее место секретаря должно располагаться рядом с кабинетом руководителя таким образом, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную;

  • вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факсимильный аппарат и другое необходимое оборудование;

  • зона обслуживания посетителей, где располагаются стулья для посетителей, журнальный стол, кулер с водой.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.
На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из основных правил ‒ на столе секретаря находятся только поступающие документы, которые находятся в работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.
Одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на его рабочем месте. Соблюдение четкого порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, но и экономит время.


2.3. Организация рабочего дня секретаря и руководителя


Главные правила рабочего дня секретаря:
1) постепенное вхождение в работу;
2) ритмичность труда (установление оптимального ритма труда);
3) обязательное чередование труда и отдыха;
4) планирование предстоящий работы (дел).
Планирование работы на день рекомендуется вести с утра следующим образом. В специальном блокноте дела на день записываются в порядке приоритетов:
1) важнейшие (в порядке их важности);
2) срочные (в порядке срочности);
3) текущие, несрочные дела (в порядке важности).
Примерная схема рабочего дня секретаря.
1.Первая половина рабочего дня:
1.1. Прийти на работу за 15 мин до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
1.2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
1.2.1. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать ее.
1.2.2. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
1.2.3. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Проработать корреспонденцию. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основное фломастером или маркером.
1.3. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.
1.4. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.
1.5. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях.
1.6. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
1.7. Работать с посетителями, вести телефонные переговоры (в течение всего дня).
1.8. Подшить исполненные документы в дела.
1.9. Выполнить работы на компьютере.
1.10. Организовать копирование документов в соответствии с указаниями руководителя.
2. Вторая половина рабочего дня:
2.1. Продолжить работу с посетителями и по телефону.
2.2. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы.
2.3. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.
2.4. Обработать и отравить исходящие документы адресатам.
2.5. Наметить мероприятия на следующий день.
3. Конец рабочего дня:
3.1. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
3.2. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
3.3. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
3.4. Использовать компьютер для планирования рабочего дня.
Планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя. План работы секретаря в конечном итоге определяется планом работы руководителя.
Дела, которыми занимается руководитель во время рабочего дня, можно подразделить на повторяющиеся и неповторяющиеся. Повторяющиеся дела планируют посредством постоянно действующего недельного графика работы руководителя. В недельный график включаются постоянно повторяющиеся из недели в неделю мероприятия и виды деятельности (например, все еженедельные совещания, проводимые руководителем или с его участием) с указанием времени, отводимого на каждое мероприятие.
Разработка недельного графика, как правило, поручается секретарю. Секретарь разрабатывает график с учетом указаний руководителя. При создании графика необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
 особенности стиля работы руководителя;
 специфика внутреннего трудового распорядка организации для обеспечения эффективного взаимодействия руководителя с сотрудниками фирмы и представителями сторонних организаций в течение рабочего дня;
 сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности;
 обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя.


2.4. Оформление документов при направлении сотрудника в командировку


Оформленный приказ о направлении сотрудника в командировку на основании представленной ситуации в Приложении. (Приложение 10)




2.5. Организация работы с обращениями граждан


Основные принципы организации работы с обращениями граждан:



  • защита прав и свобод человека и гражданина;

  • законность, демократичность, доступность;

  • обязательность рассмотрения обращений;

  • своевременность, объективность и полнота рассмотрения обращений;

  • равенство граждан при рассмотрении их обращений;

  • обязательность ответов на обращения граждан;

  • бесплатность.

В приложении представлена форму регистрационной карточки обращений граждан. (Приложение 11)


2.6. Проведение совещаний в организации и составления протокола совещания


В Приложении исправлены ошибки в представленном протоколе. (Приложение 12, Приложение 13)




2.7. Осуществление телефонного обслуживания



Основные правила ведения телефонных переговоров при исходящих звонках
Подготовить и изучить всю необходимую информацию по теме, которая будет обсуждаться в ходе разговора. В том числе, при возможности, узнать должность, имя и отчество потенциального собеседника.
После ответа абонента представиться, назвав свою должность, должность руководителя и компанию, сказав: «Мне поручено...», попросить соединить с конкретным специалистом или сотрудником, уполномоченным для обсуждения темы разговора. Если звонок междугородний, представившись, следует упомянуть и город, откуда исходит звонок.
Дождавшись ответа нужного абонента, предупредить его, что он будет соединен с руководителем компании, назвав его должность, фамилию, имя и отчество.
В случае, когда секретарь уполномочен самостоятельно провести разговор, после соединения с нужным абонентом кратко и четко изложить ему суть вопроса.
Когда ваше сообщение отправляется в виде телефонограммы, в начале разговора предупредите собеседника о том, что ему необходимо будет записать ваше сообщение, передав его, запишите информацию о том, кем именно сообщение было получено с указанием должности и времени.
Выслушайте ответ на сообщение, попрощайтесь с собеседником. По общему правилу, закончить разговор должен тот из абонентов, кто был его инициатором.


Основные правила ведения телефонных переговоров при входящих звонках
Услышав звонок, ответить на него следует сразу и, не дожидаясь вопроса, назвать компанию, свою должность и фамилию. После того, как собеседник, в свою очередь, представится, следует поприветствовать его, обратившись уже по имени и отчеству. Если сам он инициативы не проявляет, нужно поинтересоваться, по какому вопросу он обращается, оценив при этом, кто из специалистов может дать компетентный ответ звонящему и насколько быстро он хочет (и может) получить этот ответ. Если есть возможность перенаправить звонок кому-то из сотрудников, собеседнику необходимо сообщить об этом, назвав должность, фамилию, имя и отчество специалиста.
Если ответ на вопрос не требует специальной компетенции, ответить следует самостоятельно. Но никогда не выходите за рамки своей компетенции и, тем более, не сообщайте сведения, которые могут оказаться излишними или даже конфиденциальными. В том случае, когда потребуется уточнить необходимую для ответа информацию и нужно будет отойти от телефона, собеседника надо будет попросить подождать или перезвонить через определенное время.
В случае, когда нужные специалисты отсутствуют или заняты, об этом также нужно сказать собеседнику и узнать у него, можно ли ему перезвонить и в какое время, чтобы соединить его с тем, кто сможет дать нужную информацию.
Если абонента необходимо соединить с руководителем, директора следует предупредить, сообщив ему реквизиты абонента и тему, которую тот хочет обсудить. В некоторых случаях следует сразу после того, как соединение установлено, подготовить и принести руководителю материалы и информацию, касающиеся данного вопроса.


Заключение

В ходе прохождения учебной практики я изучила нормативно-правовую базу делопроизводства, требования государственных стандартов к оформлению документов. Согласно задания практики провела анализ типовой должностной инструкции секретаря, изучила эргономику рабочего места для наилучшего исполнения функций в сфере ДОУ и секретарского обслуживания. Получила практический навык создания бланков документов и различных видов документов. Узнала особенности работы с конфиденциальными документами и по личному составу. Получила иные практические навыки, наблюдая за работой секретаря.


Практический опыт закрепил и углубил теоретические и практические знания, полученные по курсу профессионального модуля ПМ 01. «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации».






Список использованных источников и литературы





        1. Галахов, В.В. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учебно-практ. пос. ‒ М.: ТК Велби; Проспект, 2015. ‒ 608 с.

        2. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст // [Электронный ресурс] // Справочно-правовая система «Консультант плюс» [Электронный ресурс] / ЗАО «ТелекомПлюс». – 2021.

        3. Ефимова, С.А., Плотников А.П. Справочник современного секретаря. ‒ Москва.: Дашков и К, 2014. ‒ 320 с.

        4. Зверева, В.П. Организация и технология работы с конфиденциальными документами : учебник для студентов среднего профессионального образования по специальности 2.10.02.1 «Организация и технология защиты информации» / В. П. Зверева, А. В. Назаров. ‒ Москва : Курс : Инфра-М, 2018. ‒ 317 с.

        5. Кабашов, С.Ю. Управление документами и офисом местной администрации [Электронный ресурс] : пособие для управляющего делами. ‒ Москва : Издательство «ФЛИНТА», 2017. ‒ 203 с.

        6. Справочная правовая система «Консультант Плюс» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru.



Скачать 88,69 Kb.

Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6




База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2023
обратиться к администрации

    Главная страница