Отчет о прохождении учебной практики по получению первичных профессиональных умений и навыков, в том числе первичных умений и навыков научно-исследовательской работы


Организация документооборота в организации



Скачать 71,64 Kb.
страница4/8
Дата13.09.2020
Размер71,64 Kb.
ТипОтчет
1   2   3   4   5   6   7   8
1.2 Организация документооборота в организации
Документооборот – процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнения. Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческий решений. Они сопровождают каждое действие компании.[5]

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот – неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

В документообороте предприятия участвуют три типа документации:



  • входящие – ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.

  • исходящие документы составляются для следующих целей: в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо; в виде запроса для последующего получения ответа. Они подготавливаются на основании внутренних документов.

  • внутренние документы используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый документ должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленный докуент официальной. К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.

  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит документ к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.

  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих – название сторонней организации, отправившей запрос.

  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

  • Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы. Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения – он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.

  • Контролирующее лицо – его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние документы могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;

  • срок исполнения; перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие документы также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление; срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;

  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность. Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

Первым этапом является первичная обработка – проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:



  • обратный адрес есть только на нём;

  • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;

  • дата написания и время отправления бумаг отличаются; на конверте имеются пометки отправителя.

Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

На следующем этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.

Далее документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:


  • внутренняя;

  • входящая;

  • исходящая;

  • конфиденциальная;

  • коммерческая.

  • Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

  • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;

  • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.

Одной из важных ступеней является анализ документов руководством организации – принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:

  • фамилия и должность исполнителя;

  • сроки выполнения.

Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

В последствии ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку. Далее проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:



  1. текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;

  2. предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;

  3. итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

Завершающей стадией является подшивка документа. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём. В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот. Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП. Он должен соответствовать следующим требованиям:


  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;

  • может быть представлен в бумажной форме;

  • содержит все обязательные атрибуты;

  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.



Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8


База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница