Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Иностранный язык (профессиональный) Практическое занятие 6
Выполнил: Обучающийся Липовская Наталья Александровна Преподаватель: Гоголева Елена Александровна Пермь - 2022 Практическое занятие 6 Цель занятия: формирование навыков чтения профессиональных текстов, их перевода, составления письменных высказываний, устного и письменного общения, реферирования литературы по профилю.
Задание 1. (максимальное количество баллов – 3 балла) Прочитайте и письменно переведите текст.
KEY STEP IN RECORDS MANAGEMENT
There are several steps in records management, each of them is very important and has its role. But the most important part in records management is the file plan. A file plan describes every type of records in the organization, the location where they should be stored, the rules applying to them, the retention schedule and timeline, manner of their disposition, and the person or persons responsible for their management.
At a minimum the records retention schedule notes how long records must be retained along with their ultimate disposition. In addition a retention schedule may indicate:
o a legal or regulatory citation that mandates a specific retention o how long the records should be maintained in active on-site files o how long it may need to be retained in off-site inactive storage o whether it is a vital record
The final administrative action taken by an organization with regard to records is disposition; these actions typically fall into two categories:
destruction via disposal in trash or recycling, shredding, macerating, Transfer to an archives for permanent preservation.
КЛЮЧЕВОЙ ШАГ В УПРАВЛЕНИИ ЗАПИСЯМИ
В управлении записями есть несколько шагов, каждый из которых очень важен и играет свою роль. Но наиболее важной частью управления записями является план файлов. В плане файлов описываются все типы документов в организации, место, где они должны храниться, применяемые к ним правила, график и сроки хранения, способ их утилизации и лицо или лица, ответственные за их управление.
Как минимум, в графике хранения записей указано, как долго документы должны храниться, а также их окончательное распоряжение. Кроме того, график хранения может указывать:
o юридическая или нормативная ссылка, предписывающая конкретное хранение o как долго записи должны храниться в активных файлах на месте o как долго может потребоваться хранить их в неактивном хранилище за пределами площадки o является ли запись жизненно важной
Последним административным действием, предпринимаемым организацией в отношении записей, является распоряжение; эти действия обычно делятся на две категории:
уничтожение путем выбрасывания в мусор или переработку, измельчение, мацерацию, передачу в архив на постоянное хранение.
