2. Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации.
Рабочее место главы администрации
Организация рабочего места секретаря напрямую связана с его основными обязанностями, которые можно распределить на следующие группы:
– работа с документами или делопроизводство, куда входят все этапы по подготовке, оформлению, регистрации, согласованию и контролю документов, подготовкой к хранению и сдаче в архив.
– работа со средствами связи для обеспечения телефонных переговоров, приема и отправки факсимильных сообщений, составление электронных писем и прием сообщений по электронной почте.
– работа с посетителями, которая предполагает ведение журналов регистрации посетителей и сотрудников, пришедших на личный прием к руководителю.
– подготовка и проведение совещаний, собраний, конференций. Этот вид работы связан с информированием приглашенных лиц, проведением регистрации, подготовкой всех необходимых информационных материалов, составлением и оформлением доклада руководителя.
– работы хозяйственного характера, куда входит обеспечение бесперебойной работы всех технических офисных средств, а также, обеспечение сотрудников и руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Исходя из вышесказанного, следует отметить, что для наиболее эффективного выполнения должностных обязанностей секретарю необходимо тщательно продумать планировку своего рабочего места. В нашем случае место секретаря соответствует требованиям.
Рабочее место секретаря
3.Составить фотографию рабочего дня секретаря.
Одна из главных задач секретаря - упорядочить напряженный рабочий день руководителя, скорректировать планы, напомнить о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составить график посещений, мероприятий и приема посетителей, защитить и охранить руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только жители, но и сотрудники администрации.
Как видно из фотографии рабочего дня (приложение 13) деятельность секретаря очень разнообразна. В целом, секретарь справляется с документационным обслуживанием администрации.
Планирование дел и мероприятий на неделю обычно происходит в пятницу после обеда, если глава в командировке - перед убытием в командировку. В том случае, если возникают изменения, делаются соответствующие пометки в записях.
Секретарю главы следует в плане рабочего дня предусмотреть резервное время, т.к. могут быть непредвиденные ситуации - внезапные задания руководителя, телефонные звонки, случайные посетители.
Поделитесь с Вашими друзьями: |
