Книга менеджера по персоналу



страница1/14
Дата24.02.2016
Размер0,91 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   14

Ольга Васильевна Викулина

Теория и практика психологии управления: настольная книга менеджера по персоналу

lib.aldebaran.ru

«Теория и практика психологии управления : настол. кн. менеджера по персоналу / О.В. Викулина., Москва, Изд-во ВЛАДОС-ПРЕСС, 2008, ISBN 978-5-305-0020»:

Аннотация



Практические рекомендации, содержащиеся в данной книге, носят универсальный характер и могут быть применены на любом малом предприятии независимо от его профиля и специфики деятельности. Издание адресовано студентам гуманитарных вузов при изучении ими психологии управления и менеджмента, рассчитано на руководителей малых предприятий, менеджеров по персоналу, которым по роду своей деятельности приходится совмещать обязанности специалистов по делопроизводству, психологов, а также всем, кто интересуется проблемами психологии личности и бизнеса.

Ольга Васильевна Викулина

Теория и практика психологии управления: настольная кн. менеджера по персоналу




Введение

Настоящее издание представляет собой практическое пособие по подбору кадров и управлению персоналом. Это курс саморазвития и самосовершенствования в области практического человековедения и психологии управления персоналом. С помощью этой книги можно не только самосовершенствоваться, но и получить практическую помощь в обучении и познании ваших коллег и подчиненных, а также поможет повышению общей эффективности управленческой деятельности в вашем коллективе.

В основу этого курса положен обобщающий практический опыт работы государственных и коммерческих предприятий с учетом действующих нормативно-методических документов Российской Федерации.

Для удобного чтения пособие составлено из пяти глав. В каждой части приводятся материалы соответствующих документов с действующим стандартом (ГОСТ Р 6.30–97, Требования к оформлению документов).

Первая глава «Выстраивание системы структурированного менеджмента в организации» освещает некоторые теоретические положения менеджмента, чтобы читатель мог получить необходимые сведения о теории, а также о структуре и системе управления персоналом.

Во второй главе «Практика психологии подбора и комплектования персонала» даны основные положения для отработки приемов и методов конкурсного отбора сотрудников и их комплектование. Как отличить профессионала от дилетанта? Как провести собеседование? На эти и другие вопросы можно найти ответы в этой главе.

Третья глава «Теория и практика психологии управления» представляет рекомендации и советы, которые можно использовать, чтобы высветить моменты, о которых вы, возможно, не подозреваете.

Четвертая глава «Приемы и механизмы психологии, применяемые при стрессах и конфликтах» – своеобразный практикум, который позволит применить определенные знания техники и приемов снятия стрессов на практике.

Пятая глава «Ключи к искусству управления» включает психологические тесты, тренинги и самые разнообразные материалы, которые помогут задуматься о своем месте в жизни, о работе, о правильном использовании своего потенциала.

Практические рекомендации, содержащиеся в данной книге, носят универсальный характер и могут быть применены на любом малом предприятии, независимо от его профиля и специфики деятельности.

В работе были использованы зарубежные и российские источники по психологии и менеджменту.

Издание рассчитано на руководителей малых предприятий, их заместителей, менеджеров по персоналу, которым по роду деятельности приходится совмещать обязанности специалистов по делопроизводству, юристов, инспекторов отдела кадров, психологов. Оно может быть также полезным и студентам гуманитарных вузов при изучении психологии управления и менеджмента, а также всем, кто интересуется проблемами психологии личности и бизнеса.




Глава I

Выстраивание системы структурированного менеджмента в организации




1. Менеджмент. Функции и роли менеджера по персоналу

Современный мир требует сегодня отказа от устаревших, не оправдавших себя, подходов к проблемам управления, лидерства, менеджмента.

Сегодня менеджмент – рациональное управление современным производством, тесно связанное с улучшением организации на основе постоянного внедрения новых принципов, форм, структур и методов управления с целью повышения эффективности производства, бизнеса.

Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между людьми, включает их в созидательный процесс коллективной трудовой деятельности. Его задача – расширение возможностей персонала, содействие его развитию, обучению и росту, включая эффективный обучающий процесс повышения эффективности трудоотдачи, расстановку по рабочим местам и продвижение по службе.



Менеджер (англ. manager – управляющий) – специалист по управлению производством и обращением товаров, работающий по найму. Менеджер организует работу на фирме, руководит производственной деятельностью сотрудников фирмы. Менеджер является должностным лицом фирмы и входит в средний и высший руководящий ее состав. В отличие от членов наблюдательных и контрольных органов менеджеры наделяются исполнительной властью.

Главное свойство хорошего менеджера – решительность. Многие менеджеры позволяют себе долгую раскачку в процессе принятия решения, что, в некоторых случаях, является не допустимым. Разумеется, менеджер обязан собрать, как можно больше информации и прогнозных оценок. Но в какой-то момент приходится довериться интуиции, пойти на риск.



Во-первых, потому, что даже правильное решение оборачивается ошибочным, если оно принято слишком поздно.

Во-вторых, абсолютной уверенности не существует.

Иногда, если нет на руках информации, приходится опираться на собственный опыт.



Менеджер по персоналу должен обладать недюжинными познаниями в бизнесе и отличными коммуникативными способностями. Выполняемая им работа требует способностей, навыков. Ему должны быть присущи такие качества, как мобильность, быстрота реакции и стрессоустойчивость.

О качествах менеджера надо судить по тому, как хорошо он может организовать большое число людей и насколько эффективно может добиваться наилучших результатов от каждого из них.



Основная цель менеджмента – достижение высокой эффективности производства, лучшего использования ресурсного потенциала предприятия, фирмы, организации.

В практической деятельности корпорации менеджеру по персоналу приходится побуждать каждого из ее работников вносить свою лепту в общее благо и стремится изыскивать резервы повышения производительности.

Одним из основных становится вопрос о руководстве коллектива, группы, компании, предприятия, управленческой структуры. Лидер – человек, способный объединить и увлечь остальных, пробудить в членах коллектива инициативу, предприимчивость, гибко реагировать на изменение внешних условий. Менеджер по персоналу является связующим звеном между руководителем и служащими.

Управление персоналом призвано обеспечить эффективное взаимодействие человека и организации. Менеджер, налаживая это взаимодействие, должен знать и постоянно отслеживать характеристики личности, которые определяют поведение человека в организации, и параметры окружающей среды, влияющие на включение человека в деятельность организации, а также уметь применять методы эффективной мотивации людей к деятельности.

Менеджеры должны не только обладать умением принимать своевременные решения, но им также принадлежит роль мотиваторов.

Своевременное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основой эффективной работы всего предприятия.

Организационная структура управления персоналом должна соответствовать его размерам и не быть более сложной, чем это необходимо для ведения хозяйственной деятельности и нормальной работы предприятия, организации, фирмы. Если организация маленькая и руководитель может в одиночку управлять персоналом, применяется элементарная организационная структура. Если же число персонала увеличивается до такого размера, что руководителю трудно управляться в одиночку или возникают отдельные специализированные виды деятельности, то появляется промежуточный уровень в управлении. Дальнейший рост организации может вызвать возникновение новых уровней в иерархии управления, вследствие чего структура управления персоналом усложняется.

Число структурных единиц и их взаимное расположение также зависит от того, какая техника и технология используется в организации. Структура должна быть построена таким образом, чтобы успешно проводить технико-технологическое и соответствующее кадровое обновление.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров. Для выполнения последних функций и создаются службы управления персоналом.

Возглавляет организационную структуру фирмы генеральный директор, руководящий отдельными ее подразделениями – бухгалтерия, отдел: административной работы, управления персоналом, контрактации, изготовления рекламной и обучающей продукции, обучения, технического обеспечения, сопровождения (схема 1).



Главная цель по управлению персоналом – обеспечить фирму необходимым персоналом, поддерживать на высоком уровне их квалификацию, создать сотрудникам условия для эффективной работы.

Цели по управлению персоналом могут быть внешние и внутренние.



Внешние цели – связь фирмы с окружающей средой (рынок труда, охрана окружающей среды, взаимоотношения с государственными и местными властями, профсоюзами и т. п.):

– Выявление и предупреждение возможных трудовых конфликтов, подготовка предложений руководству фирмы о соответствующей линии поведения с учетом заключенных тарифных соглашений.

– Изучение положения на рынке труда, тенденций развития новых технологий, требований к опережающей подготовке кадров.

– Разработка перспективных требований к вакантным должностям и кадровому составу. Составление должностных инструкций по новым должностям и личностных спецификаций.



Схема 1

Схема организационной структуры фирмы

– Непрерывное, последовательное планирование в области внешней и внутренней занятости; профессиональный кадровый маркетинг.

– Применение законодательных требований к охране окружающей среды, эргономике и эстетике. Проектирование рабочих мест с учетом ценностных ориентаций в обществе, изменений на рынке труда, в условиях труда и техники безопасности.

Внутренние цели направлены на улучшение отношений фирмы со своими сотрудниками (участие их в управлении фирмой, совершенствование стиля руководства, углубление профессиональных знаний, решение социальных вопросов и т. д.):

– Разработка мер по управлению денежными доходами.

– Создание и непрерывное совершенствование структуры заработной платы с учетом социальных льгот.

– Разработка отдельных статей коллективного договора, касающихся вопросов материального вознаграждения с учетом социальных льгот, изменений на рынке труда, результатов аттестации и уровней должностей в организации.

– Разработка мер по удовлетворению социально-культурных запросов персонала.

– Удовлетворение социально-бытовых и культурных.

Таким образом, служба управления персоналом выполняет одну из главных задач в развитии предприятия – повышение эффективности производства, благодаря своевременному качественному подбору работников по специальности и квалификации, их развитию, обучению и служебному продвижению, а также мотивации персонала.

Главному менеджеру по персоналу подчиняется ряд важных подразделений по работе с кадрами и их социально-бытовому обслуживанию. В организационную структуру службы управления персоналом входят следующие подсистемы – подразделение: найма и увольнения персоналом, планирования персонала, развития персонала, мотивации труда, юридических услуг, социальных льгот и выплат (схема 2).



Подразделение найма и увольнения персонала выполняет следующие функции:

– оформление и учет приема персонала; увольнений и перемещений;

– информационное обеспечение системы кадрового управления;

– статистика персонала;

– отбор персонала;

– работа с увольняющимися (беседа, работа со стрессом, предложение других мест работы на этой же фирме).



Подразделение планирования персонала обеспечивает:

– анализ рынка труда и потребности в персонале;

– взаимосвязь с внешними источниками обеспечения потребности в персонале;

– расчет потребности в персонале и затрат на персонал.



Подразделение развития персонала выполняет:

– обучение персонала;

– работа с кадровым резервом;

– планирование и контроль деловой карьеры;

– адаптация новых работников;

– деловая оценка персонала.



Схема 2

Организационная схема службы управления персоналом

Подразделение мотивации труда играет важную роль в развитии всего процесса управления и включает в себя следующие функции:

– нормирование и тарификация трудового процесса;

– разработка систем оплаты труда;

– использование средств морального поощрения;

– разработка форм участия в прибыли и капитале;

– разработка немонетарных (не денежных) побудительных систем.



Подразделение юридических услуг выполняет:

– решение правовых вопросов трудовых отношений;

– согласование распорядительных документов по управлению персоналом.

Подразделение социальных льгот и выплат занимается:

– обеспечение льготами в соответствии с законодательством;

– расчет и распределение внутрифирменных льгот и выплат. Однако на предприятии с небольшим числом служащих может отсутствовать структурное подразделение, занятое делопроизводством и управлением персоналом. Эти функции, как правило, возлагаются на помощника руководителя предприятия или менеджера по персоналу в одном лице.

Но на крупном предприятии формируется система стратегического управления персоналом (УП). Важным этапом этого процесса является адаптация проектируемой системы и системы управления персоналом (СУП). Для их наиболее эффективного совмещения при внедрении системы стратегического УП используется метод сетевого моделирования, т. е. составление сетевого графика выполнения и контроля работ по совершенствованию СУП в условиях стратегического управления. Для этого необходимо разработать сводный сетевой график работ по совершенствованию СУП на этапе внедрения системы стратегического УП, определить примерную длительность каждого вида работ сетевого графика в днях и ответственных исполнителей по каждому виду работ из числа руководителей предприятия и СУП.

В разных странах концепция управления персоналом выглядит по-разному. Каждая страна разрабатывает свой подход к управлению персоналом организации с учетом своих национальных особенностей, сложившихся многолетних традиций, с учетом ТК и законодательств той страны, в которой организовано производство.

Появившаяся в начале 90-х годов зарубежная литература и ее изучение, а впоследствии и применение концепций нашими руководителями на практике, привела к серьезным изменениям в организации трудовой деятельности и развитии всей производственной сферы. Но полное копирование иностранного опыта привело некоторые фирмы к отрицательному результату, так как не были учтены национальные особенности нашей страны. Можете провести сравнительный анализ подходов к управлению персоналом в разных странах, заполнив табл. 1.



Таблица 1

Концепция управления персоналом в разных странах


2. Документооборот. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственной деятельности. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности ценных документов.

Работа с документами должна быть так налажена, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.

Под документом понимается информация, записанная любым способом на том или ином носителе, имеющем реквизиты. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Не важно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии – традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.

Документирование процессов и событий отражает их взаимосвязи, обеспечивает сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности – гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.

Для нормального процесса выработки, обоснования и принятия управленческих решений главному менеджеру приходится значительную часть своего рабочего времени использовать для работы с документами: получать их из других подразделений, от своего начальника и изучать, а также самому разрабатывать документацию в соответствии с возложенными на него функциями.

Своевременное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основой эффективной работы всего предприятия. Виды документов по функциям и задачам управления персоналом включены в Общероссийский классификатор управленческой документации.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России «Об Архивном фонде РФ и архивах», «Об информации, информатизации и защите информации», «О бухгалтерском учете и отчетности» и т. п., исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций.

Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:

1. Сборник положений «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения». М., 1975.

2. ИСО 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы. Серии А и В.

3. ГОСТ 9327. Форматы бланков документов.

4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. М., 1991.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.

6. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.

7. ГОСТ 6.30–97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. М., 1997.

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

Но большинство из них требуют серьезной переработки в связи с изменением условий в стране, внедрением компьютеров и современной оргтехники.



Основные виды документов предприятия

Все многообразие документов, проходящих по общему делопроизводству, можно разделить на: организационные, распорядительные, справочно-информационные, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.



Организационные документы – документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия, куда входят:

– Заявление в регистрационную палату.

– Протокол № 1 собрания учредителей.

– Учредительный договор.

– Устав предприятия.

– Свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате.

– Свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т. п. организациях.

Первая часть документов выдается или заверяется внешними организациями. Вторая часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатываются на предприятии и утверждаются его руководством. Сюда входят:

– Структура предприятия.

– Штатное расписание.

– Текущие планы и программы деятельности.

– Положения о структурных подразделениях.

– Внутренний распорядок на предприятии.

– Должностные инструкции сотрудников.

– Инструкция о ведении делопроизводства и т. д.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Распорядительные документы – разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому, к какому сроку необходимо сделать. Их порой объединяют одним понятием «организационно-распорядительная документация».

На предприятии в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть Протокол собрания (совещания, заседания и т. п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.

Справочно-информационные документы – документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. К ним относятся: служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители – телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы; докладные, служебные и объяснительные записки; отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия – документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: личное заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные учетно-отчетные карточки.

Государственные и муниципальные организации могут направлять на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налогооблажение, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу нормативных документов государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры) – основные документы предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключение составляют финансово-бухгалтерские документы, особенности составления и обработки которых регламентируются специальными инструкциями.

Особенности оформления документов, таких как: Технический проект, Экономическое обоснование, Акт, Протокол, Штатное расписание, Структура предприятия и т. п., заключаются в следующем. На этих документах обязательно проставляются реквизиты:

1) наименование документа;

2) гриф утверждения;

3) гриф согласования;

4) регистрационный индекс документа;

5) город или место подготовки;

6) код формы документа;

7) № экземпляра;

8) визы согласования;

9) подпись; 10) печать.

Практически все документы, за исключением писем и их заменителей (телекс, телетайп, телефакс и т. п.), имеют наименование: Заявление, Справка, Служебная записка, Приказ, Акт, Протокол, Трудовое соглашение, Договор, Контракт, Штатное расписание, Структура предприятия и т. д.


Организационные документы



К документам, разрабатываемым каждой организацией, также относятся положения о подразделениях, должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание, таблицы функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления, таблицы функционального разделения труда в каком-либо подразделении, оперограммы отдельных управленческих процедур и т. д.

Структура и штатная численность.

Руководителю предприятия, особенно на первых порах, приходится самому решать, кто, на каких условиях будет выполнять ту или иную работу либо отвечать за определенный участок хозяйственной деятельности. Первоначальные наброски структурной схемы предприятия, как правило, предшествуют созданию таких необходимых документов, как «Структура и штатная численность», «Штатное расписание».

В документе «Структура и штатная численность» определяются все структурные подразделения предприятия, должности, необходимые в каждом подразделении, а также количество работников. Организационная структура предприятия должна соответствовать масштабам его хозяйственной деятельности.

Что касается требований, предъявляемых к документу «Структура и штатная численность», то он должен соответствовать уставу предприятия. Составляется документ на общем бланке предприятия, подписывается заместителем директора, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью.



Штатное расписание.

В штатном расписании уточняется численный и должностной состав предприятия, указывается месячный фонд заработной платы.

Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывает штатное расписание заместитель руководителя предприятия, визирует главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.



Положение о персонале.

В положении о персонале предприятия отражаются вопросы организации работы предприятия, оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников; права и обязанности сотрудников и администрации и т. п.

Положение о персонале обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юристконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается директором предприятия.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ

«_»_2006 г.

Наименование предприятия

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель предприятия (подпись) И.О.Ф.

«_»____________2006 г.

1. Общие положения.

2. Прием на работу.

3. Права и обязанности.

4. Рабочее время и время отдыха.

5. Отпуск.

6. Командирование, временное откомандирование и перевод на новое место работы.

7. Заработная плата, социальное страхование и компенсации.

8. Меры поощрения и дисциплинарные меры.

9. Освобождение от работы.

Заместитель руководителя (подпись) И.О.Ф.

Визы


Должностная инструкция.

Функции, права и обязанности сотрудника предприятия определяются в должностной инструкции. В закрепленные трудовым законодательством обязанности любого работника входит соблюдение правил, предусмотренных должностной инструкцией.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником. В тексте трудового договора сложно указать все должностные обязанности работника. Между тем может возникнуть ситуация, когда нерадивого работника нужно наказать или даже уволить за неисполнение обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре. Если при этом работнику не выдавалась должностная инструкция в письменном виде либо он не расписывался под ней, то любое дисциплинарное взыскание, особенно увольнение, может повлечь за собой судебное разбирательство. И работодатель впоследствии может проиграть дело в суде. Таким образом, должностная инструкция незаменима в случае возникновения в трудовых правоотношениях конфликтных ситуаций или споров.

Разработанная должностная инструкция согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в этот документ вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

Должностная инструкция содержит разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения по должности.

В разделе 1 (общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист, в процессе осуществления своей деятельности.

В разделе 2 (функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.

В разделе 3 (должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В разделе 4 (права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел 6, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок и периодичность предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом, что достигается путем разработки и применения ряда документов организационно-распорядительного, методического, нормативного и иного характера, которые устанавливают нормы, права, требования, методы, используемые в процессе управления (табл. 2). Подобные документы разрабатываются как в самой организации, так и в органах государственной власти и управления.



Таблица 2

Документооборот главного менеджера по персоналу службы управления персоналом


Распорядительные документы

В процессе деятельности предприятия появляется необходимость различного рода распорядительных документов, к которым относятся приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.



Приказы по основной деятельности.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансирования, по планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

• составление проекта приказа;

• согласование проекта и согласование руководителем. Обычно руководитель поручает подготовить проекты приказов специалистам предприятия. Оформляются приказы на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

После названия вида документа проставляется дата и номер. Датой приказа служит дата подписания руководителем. Нумеруются приказы в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).



Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации предприятия» и т. п. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются основания для издания приказа. Такими основаниями могут быть:

– нормативные документы государственных, муниципальных органов;

– решения совета директоров, общих собраний акционеров;

– производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина его издания очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй, распорядительной, части приказа пишут: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки окончания). Начинается распорядительная часть приказа со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Когда исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения в приказе может отсутствовать. Если поручений несколько, текст приказа состоит из пунктов. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль, за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, выполнение данного приказа контролирует руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые отменяются этим приказом.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:



«Приложение к приказу директора ЗАО «Стилар» от 01.04.05 г. № 7». После того как текст приказа составлен, согласовывают и подписывают.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Согласование приказа оформляется визой.

Подписывает приказ руководитель или его заместитель, которому предоставлено такое право.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

После издания приказа секретарь-референт организует ознакомление сотрудников предприятия с этим документом. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. В нижней части второго экземпляра документа или на обороте листа ответственные за его исполнение сотрудники пишут слово «ознакомлен», ставят подпись и дату ознакомления.

При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

В аналогичном порядке осуществляется работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Изменения в структуру и штатную численность предприятия вносятся приказом директора.

Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения.

Визирует приказ заместитель руководителя по работе с персоналом, подписывает руководитель.

После внесения изменений в структуру и штатную численность работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку об исполнении с простановкой подписи и даты.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата №____



О внесении изменений в штатное расписание

В связи с_______________________________

(основание)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное расписание предприятия следующие изменения:

1.

2.



3.

Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.

Визы

В дело №___________



Подпись исполнителя

Дата


Распоряжение.

Распоряжения издаются директором (зам. директора) по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителями.

Текст распоряжения должен содержать:

– конкретное задание (работу);

– ответственного исполнителя;

– срок исполнения.

Данный документ оформляется аналогично приказу, меняется лишь реквизит «наименование вида документа», и в тексте вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Наименование предприятия

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Дата №___________

О проведении диспансеризации сотрудников

В связи с участившимися случаями заболеваний в осенне-зимний период работников предприятия и срывов производственных заданий

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Пройти всем работникам предприятия диспансеризацию в поликлинике №___до____06.

2. Наиболее часто болеющим сотрудникам сделать прививки против вирусных заболеваний.

3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя директора Ю.М. Левшина.

Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.

Визы


В дело №

Подпись исполнителя Дата

Часто распоряжения отдаются сотрудникам в устной форме. Документирование распоряжений производителя, когда они имеют важное значение для деятельности предприятия или содержат правовые аспекты.

Решение.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, собрания акционеров и т. п.), составляемый по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ». Подписывают решения председатель и все члены коллегиального органа или председатель и секретарь.

Наименование предприятия

РЕШЕНИЕ


Дата №___

Об участии в выставке «Корпоративные сети связи»

На основании координационного плана от_______Совет директоров ЗАО «________»

РЕШИЛ:


1. С целью привлечения новых потребителей_________________

2. __________________

3. __________________

4. __________________

5. __________________

Председатель Совета (подпись) И.О.Ф.

Члены совета (подпись) И.О.Ф.

(подпись) И.О.Ф.




Справочно-информационные документы

К этому разделу относятся документы, которые содержат факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности.



Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон, адрес электронной почты. Текст письма может содержать самые различные сведения. При этом содержание письма должно быть лаконичным, убедительным и конкретным. Факты и события следует излагать объективно, а все иные обстоятельства сути дела необходимо освещать достаточно полно, кратко и ясно.

Начало письма может иметь следующие варианты обращения:

• Уважаемый Петр Иванович!

• Господин Гусев!

• Иван Федорович!

• Уважаемые господа!

• Уважаемый господин Гусев!

Название вида документа в письмах не указывается. Исключение составляет гарантийное письмо.

Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

Справка – информационный документ. Он составляется для отражения хода или состояния производственно-хозяйственной деятельности, подтверждение должности, стажа, зарплаты или каких-то конкретных действий сотрудников. Справки внутреннего назначения печатаются на стандартном листе бумаги и подписываются исполнителем. Справки, передаваемые во внешние организации, печатаются на бланках предприятия, подписываются его руководителем и главным бухгалтером и обязательно заверяются печатью.

Докладная записка – информационный документ, но сообщающий о факте отклонения в производственно-хозяйственной деятельности от установленных требований, о нарушении трудовой или технологической дисциплины и требующий в связи с этим определенных действий.

Служебная записка – документ, носит рекомендательный характер. Его содержание может быть основанием для определенных действий, например, для решения вопросов материально-технического оснащения подразделения, перевода или поощрения сотрудников, премирования или награждения трудового коллектива и т. п.

Объяснительная записка – документ, в котором работник или руководитель подразделения объясняет причины некоторых фактов производственно-хозяйственной деятельности, действий и поступков конкретных сотрудников. Обычно это причины невыполнения поручения, задания, чрезвычайного происшествия или аварийной ситуации.

Докладные, служебные и объяснительные записки составляются по форме заявления, от руки, на стандартном листе бумаги.

Как и Заявление, они содержат реквизит адресата (Ф.И.О. и должность руководителя), должность, Ф.И.О. и подпись автора, наименование документа и дату его составления.

Единые требования и правила оформления документов управления устанавливаются независимо от того:

– государственное предприятие или коммерческое;

– каким видом деятельности занимается предприятие;

– как ведется делопроизводство.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

– юридическую силу документов;

– качественное и своевременное составление и исполнение документов;

– организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Документ каждого вида имеет определенный набор реквизитов.



Наименование документа. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 оно размещается по центру бланка, если штамп линейный, или у левого края листа над текстом документа, если штамп угловой.

Регистрационный номер, Место и Дата регистрации. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 эти реквизиты размещаются в следующем порядке:

Регистрационный номер документа проставляется рядом с его наименованием; место регистрации (город, район) – слева от наименования и немного ниже его. Дата регистрации, № экземпляра, код формы документа располагаются справа от наименования.

Визы согласования помещаются после реквизита Подпись. Каждая из них состоит из должности, подписи, расшифровки и даты согласования.


Документы по личному составу

Трудовые отношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников на другую работу. Совокупность документов, в которых зафиксированы периоды трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

– трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

– трудовые книжки;

– личные карточки формы Т-2;

– личные дела;

– лицевые счета по заработной плате;

– личное заявление.

Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении. Кроме того, им должна быть обеспечена сохранность на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Заявление – чаще всего это письменное обращение частного лица с какой-либо просьбой в организацию или к ее официальному представителю с указанием своего имени и фамилии, места проживания или социального положения, заверенное личной подписью автора.

Заявление пишется от руки на чистом листе бумаги, а в качестве реквизита адресат в правом верхнем углу листа проставляется Ф.И.О. и должность официального представителя организации. Под текстом заявления проставляется подпись автора и дата обращения.

Заявление официального органа печатается и оформляется по форме делового письма на фирменном бланке с реквизитами.

Более подробно документы по личному составу рассматриваются в главе II.



Каталог: book -> social psychology
social psychology -> Алена Владимировна Либина Совладающий интеллект: человек в сложной жизненной ситуации
social psychology -> Уроки соционики, или Самое главное, чему нас не учили в школе
social psychology -> Шпаргалка Наталия Александровна Богачкина Социальная психология. Шпаргалка
social psychology -> Густав Лебон Психология народов и масс
social psychology -> Учебное пособие Челябинск Издательство юургу 1999 ббк я7 + Ю95. я7
social psychology -> Анцупов А. Я. А74 Профилактика конфликтов в школьном коллективе
social psychology -> Издательство благодарит Юлию Робертовну Кричевскую за большую помощь в подготовке данного издания
social psychology -> Электронное оглавление
social psychology -> Константин Леонардович Банников


Поделитесь с Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   14


База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница