Как выдать документы при увольнении сотрудника, если его нет на работе
Если работник в последний день работы отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой. Рекомендуем направить такое уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Обратите внимание
Согласно ст. 3 Закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 «О порядке вывоза личных документов за границу» отправка трудовых книжек за рубеж запрещена. Но теперь инспектор ГИТ за это оштрафовать не сможет, если трудовую направили по адресу, который сотрудник указал в заявлении (ст. 84.1 ТК). Несмотря на это, мы не советуем рисковать. При выдаче трудовой книжки работнику при увольнении, если он просит отправить документы за границу, письменно откажите ему и предложите приехать за ними лично.
2. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Вы обязаны предоставить работнику, если он отказался от ведения трудовой книжки. Сведения можно выдать в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Способ выдачи работник указывает в заявлении. Он может подать заявление в письменном виде или направить его на вашу электронную почту в порядке, который вы установили (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). На сайте Онлайнинспекция.РФ представлена информация о том, что выдача СТД-Р подтверждается подписью работника и что целесообразно завести журнал учета выдачи СТД-Р.
Документ № 2. Справка о сумме заработка
Есть еще один важный документ, который должны выдать при увольнении — справка о сумме заработка за два года работы. На ее основе человеку рассчитают пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком на новом месте работы. Как правило, в компаниях подготовкой таких справок занимается бухгалтерия. Но вам это без контроля оставлять нельзя.
