Деловая коммуникация в экспортной деятельности


СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА - ПРИНЦИП ПИРАМИДЫ МИНТО



Pdf просмотр
страница8/117
Дата03.04.2021
Размер1,27 Mb.
#111563
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   117

СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА - ПРИНЦИП ПИРАМИДЫ МИНТО

Согласно теории Барбары Минто, текст делового письма хорошо воспринимается только в том случае, если его идеи логически взаимосвязаны и выстроены по принципу пирамиды. Только такая структура делает сообщение максимально доступным для понимания, потому что мысли излагаются в порядке, оптимальном для восприятия.
В чем заключается принцип пирамиды?
Большинство людей, принимаясь за написание делового письма, имеют лишь смутное представление, какую идею они хотят донести, что приводит к тому, что получатель не понимает, на что ему нужно отреагировать.
Именно для этого и нужна пирамида: Пирамида помогает автору письма сначала разложить все факты, идеи и информацию по полочкам, а затем в четкой последовательности сформулировать это в письме.
Возьмем для примера простое письмо. Вот как выглядел оригинал:
«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на
встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и
вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда передала, что
Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-
зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым
подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».


9
Организация экспортной деятельности малых и средних предприятий
Рабочая тетрадь
«Деловая коммуникация в экспортной деятельности»
А вот, как выглядит изложение в соответствии с принципом пирамиды:
«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это
время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит
присутствовать на встрече Клиффорду».
Итак, давайте разберем основные принципы пирамиды Минто.
1.
Идеи нужно группировать по выбранным критериям
2.
Правильная группировка формирует уровни абстракции пирамиды, например:
3.
Наиболее эффективный метод изложения идей – сверху вниз
Идеи в рамках пирамиды подчиняются трем «золотым правилам» a. идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные уровнем ниже; b. идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида / взаимосвязаны c. идеи в каждой группе должны идти в логической последовательности, которая может быть одного из следующих типов: i. дедуктивная (большая посылка, малая посылка, вывод), ii. хронологическая (первое, второе, третье), iii. структурная (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон), iv. классификационно-сравнительная (первый по значимости предмет, второй по значимости предмет и т. д.).
4.
Для правильного составления документов нужно свести идеи в пирамиду и проверить её на соответствие «золотым правилам».
Составляющие пирамиды.
1.
Элементами пирамиды являются идеи; идея представляет собой утверждение, которое вызывает у читающего вопрос.
2.
По вертикали идеи выстраиваются в форме диалога «вопрос – ответ».
3.
По горизонтали идеи выстраиваются согласно методу дедукции или индукции.
Смешение этих двух методов недопустимо. a.
Дедукция; первая идея описывает общую ситуацию; вторая – уточняет субъект или то, что говорится о субъекте; третья – делает вывод; например i.
Все люди смертны ii.
Сократ – человек iii.
Следовательно, Сократ смертен продукты овощи картофель помидоры напитки пиво соки минералка


10
Организация экспортной деятельности малых и средних предприятий
Рабочая тетрадь
«Деловая коммуникация в экспортной деятельности» b.
Индукция группирует идеи, которые не следуют друг из друга, а независимы и могут быть объединены одним существительным множественного числа
(родовым понятием)
4.
Вводная часть пишется в повествовательной форме; в ней формулируется основной вопрос, на который и дается ответ в письме.
5.
Во вводной части описывается ситуация и развитие ситуации
6.
Развитие ситуации инициирует вопрос, на который и дается ответ в документе; на схеме ответ представлен как утверждение на вершине пирамиды
Построение пирамиды
Определите предмет, затем вопрос. Дайте ответ (это и есть основание пирамиды).
Проверьте, чтобы ситуация и развитие ситуации подводили к вопросу. Проверьте ответ.
Заполните аргументы главного уровня.
Вот, как выглядит схема:

Каталог: courses
courses -> Игровые модели. Классификация игровых моделе
courses -> Темы выпускных работ
courses -> Учебно-методический комплекс по спецкурсу Образование как фактор развития современного общества Москва 2014 г
courses -> Историческая мысль и историческая наука Запада XIX xx веков
courses -> Программа дисциплины семейная педагогика
courses -> Н. А. Купина, О. А. Михайлова Лингвокультурологические проблемы толерантности1
courses -> Игорь Ансофф Стратегическое управление
courses -> Е. Д. Соколова, Ф. Б. Березин, Т. В. Барлас Эмоциональный стресс
courses -> Активизация познавательной деятельности учащихся на уроках информатики


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   117




База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница