Центр образовательных информационных технологий, ресурсов и сетей



Pdf просмотр
страница7/29
Дата12.01.2018
Размер1.41 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   29
Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.
В электронной системе учета регистры суммарного учета интегрируются в единый учетный файл:

«Поступление документов в библиотечный фонд»;

«Выбытие документов из библиотечного фонда»;

«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».
Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях
(Таблица 3).



27
© ФГАУ «ФИРО», 2015
Таблица 3 –Учет электронных документов в зависимости от типа носителя
Единицы учета
Тип электронного документа
Примечание
Экземпляр и название
Документы на съемных носителях
(компакт-диски, флеш-карты).
Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт- диск). Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.
Как одно название учитываются:

отдельно выпущенный компакт- диск;

каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;

комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;

изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.
В документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.
Экземпляр
(условная единица учета) и название
Документы, размещаемые на жестком диске компьютера
(сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно- телекоммуникацион ные сети.
Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления.
Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.
Экземпляр
Документы,
Как один экземпляр и одно название


28
© ФГАУ «ФИРО», 2015
Единицы учета
Тип электронного документа
Примечание
(условная единица учета) и название размещаемые на автономных автоматизированны х рабочих станциях библиотеки
(инсталлированные документы). учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Экземпляр
(условная единица учета) и название
Документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно- телекоммуникацион ные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации
(сетевые удаленные документы).
Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Документы принимаются по первичным учетным документам
(накладная, акт), включающим список поступлений.
Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе, оформляется актом о приеме документов.
Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения


29
© ФГАУ «ФИРО», 2015 библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582).
Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.
Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с
N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость, даты загрузки поступлений в систему.
Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.
Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.
Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое


30
© ФГАУ «ФИРО», 2015 описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.
Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.
Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.
Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.
Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств.
Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.
Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом
Минфина России от 15.12. 2010 N 173н, зарегистрированным в Минюсте
России от 01.02.2011 N 19658.
Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).


31
© ФГАУ «ФИРО», 2015
Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   29


База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2017
обратиться к администрации

    Главная страница