Задание 6. Когда организация внедряет новую систему СЭД или ECM, мало кто задается вопросом, как долго эта систем проживет и что делать потом с накопленными документами. Производитель обещает поддержку и сопровождение, обновление версий и постоянно совершенствование системы, чего нам беспокоиться? Тем временем ваша система приобретает статус официальной, ей доверяют, на основании информации из нее принимают важные решения, суды признают ее документы как доказательства. Все хорошо, не правда ли?
Но в один прекрасный день вы вдруг осознаете, что ваша система безнадежно устарела, что ваши документы никто уже и не может прочитать без специальных ухищрений, а вы все вынуждены за нее держаться, потому что не представляете, как перенести всю накопленную информацию в новую систему, не скомпроментировав ее и не потеряв что-то по дороге.
Конверсия и миграция электронных документов
Ни одна технология, ни одна программа не живет вечно. В мире ИТ происходит постоянное обновление. Но документы живут дольше, чем приложения – переносятся на новые системы, конвертируется в новые форматы. Причем делать это надо сохраняя их аутентичность, надежность, целостность и пригодность к использованию (как нас учит ГОСТ 15489), чтобы они продолжали бы служить в качестве свидетельств деловых транзакций.
Любой программист на два счета напишет конвертер из одного формата в другой или процедуру миграции документов из устаревшей системы в новую. (Будем считать, что форматы документированы и обе системы имеют внятный API.) Вопрос в том, чтобы ни у кого не было сомнений, что документы перенесены корректно, что они по дороге не изменились, не потерялись, что все метаданные также сохранились и ничего лишнего добавлено не было.
Все процедуры конверсии и миграции должны быть предварительно протестированы на копиях документов.
Нужна методология сравнения (валидации) старых и новых документов, чтобы удостовериться, что все прошло успешно.
Все действия с документами нужно документировать (простите за тавтологию, но иначе не скажешь).
Не забыть перенести данные об истории документа, именно они свидетельствуют об аутентичности.
